Wszystkie firmy mają procesy, czy to jest montaż produktu, przetwarzanie płatności kartą kredytową, na pokładzie pracownika lub sprawdzanie jakości. Czasami procesy te działają bezproblemowo, a innym razem nie. Zarządzanie procesami biznesowymi to system, który obejmuje procesy i przenosi je w kształt pływaka olimpijskiego. Dobra implementacja BPM poprawi przejrzystość procesów, ułatwiając usuwanie wąskich gardeł i zapobiegając powielaniu pracy.
Wskazówki
-
Zarządzanie procesami biznesowymi jest metodologią usprawniającą sposób, w jaki firma działa, mając na względzie poprawę wydajności.
Co to jest przykład procesu biznesowego?
Proces biznesowy to szereg czynności wykonywanych przez osoby w organizacji w celu osiągnięcia określonego celu. Te kroki powtarza się wiele razy, często przez wiele osób i zwykle w znormalizowany sposób. Prawie wszystko - od zatwierdzenia prośby o urlop do oceny triage, którą personel medyczny wykonuje w izbie przyjęć - kwalifikuje się jako proces biznesowy.
Weźmy na przykład przykład wniosku o pożyczkę do banku. Aby rozpocząć ten proces, klient wypełni elektroniczny formularz wniosku na stronie internetowej banku. Teraz koła banku zaczynają się obracać. Najpierw bank sprawdzi, czy klient prawidłowo wypełnił formularz. Następnie aplikacja przejdzie kontrolę kredytową. Ktoś inny może przeprowadzić weryfikację dochodu, inny zespół może zażądać dodatkowej dokumentacji i mogą istnieć inne działania umożliwiające podjęcie decyzji o zatwierdzeniu pożyczki.
Kluczem jest to, że proces jest wieloaspektowy. Podobnie jak większość procesów biznesowych, obejmuje wiele kroków i wiele osób, a ci ludzie używają różnych narzędzi i systemów, aby załatwiać sprawy. Podsumowując, cały system ma na celu przekształcenie szeregu danych wejściowych (wniosku o pożyczkę i dokumentów potwierdzających) w pożądany wynik (decyzję o zatwierdzeniu, która jest przekazywana klientowi).
Co to jest zarządzanie procesami biznesowymi?
Gdy Twoja firma jest bardzo mała, procesy biznesowe są stosunkowo łatwe w zarządzaniu. W biurze może być tylko garstka ludzi wykonujących codzienne zadania, a każdy ma solidny ogląd całego obrazu. Ta sytuacja zmienia się wraz z rozwojem. Zadania, które kiedyś zajmowała jedna osoba, nagle zostają przekazane pomiędzy wieloma działami. Ludzie powielają się nawzajem, zadania przepadają przez szczeliny i istnieje większe prawdopodobieństwo popełnienia błędów przez ludzi.
Podstawowym celem zarządzania procesami biznesowymi jest poddanie tych chaotycznych procesów pod mikroskop i ustalenie, jak je ulepszyć. Najprostszym sposobem na zrozumienie tego jest wizualizacja wszystkich działań w procesie jako schematu blokowego. BPM to dyscyplina formalizowania tych kroków w bardziej logiczny i spójny obieg pracy.
Jakie są zalety zarządzania procesami biznesowymi?
Głównym celem BPM jest oszczędzanie czasu i pieniędzy poprzez przycinanie tłuszczu w procesach, takich jak usuwanie wąskich gardeł, eliminowanie nadmiarowości i zatrzymywanie niepotrzebnego powielania pracy. BPM nie polega jednak na zwiększaniu zysków, a istnieją inne pozytywne wyniki, z których firmy mogą czerpać korzyści:
-
Zarówno pracownicy, jak i menadżerowie korzystają z jaśniejszej definicji ich ról i obowiązków, ponieważ wszyscy oni idą systematycznie, aby wszystko załatwić.
-
Zespoły zbierają się i komunikują lepiej, gdy wszyscy są na tej samej stronie, jeśli chodzi o wyniki i terminy.
- Jest mniej stresu, ponieważ przepracowani pracownicy nie muszą już brać udziału w spotkaniach kontrolnych ani żonglować wieloma konkurującymi zadaniami naraz.
- BPM wyrównuje procesy do priorytetów organizacyjnych, dzięki czemu nie marnujesz czasu na procesy, które dodają najmniejszą wartość do firmy.
- Menedżerowie uzyskują lepszy wgląd w przebieg pracy, co stanowi przydatną ścieżkę do audytu i zgodności z przepisami.
- Klienci odnoszą korzyści z wydłużonego czasu realizacji zamówień, co prowadzi do większego zadowolenia klientów.
Jak działa BPM?
BPM to przede wszystkim metodologia. Składa się z szeregu kroków i technik, które pomagają sformalizować proces BPM, aby można było zidentyfikować i poprawić odpady i inne nieefektywności. Spośród wielu uznanych metodologii BPM, niektóre, takie jak Lean lub Six Sigma, weszły do popularnego słownictwa. Ogólne metodologie są zgodne z wieloma tymi samymi zasadami. Niezależnie od wybranej metodyki można się spodziewać, że skupi się ona na trzech filarach BPM: procesach, ludziach i technologii.
Proces
Głównym celem BPM jest optymalizacja procesów biznesowych, tak aby były odpowiednie do celu i uzyskania prawidłowych wyników we właściwym czasie.
Ludzie
Upewnienie się, że ludzie robią właściwe rzeczy we właściwy sposób, jest kluczem do udanego procesu. BPM sprawdza zadania wykonywane przez ludzi i zadaje takie pytania, jak: Czy praca polega na wykonywaniu Zadania A iw jakim czasie? Co się stanie, jeśli dana osoba zignoruje problem? Kto zostanie powiadomiony, gdy proces się zawiesi? Ten poziom widoczności jest niezbędny, jeśli zamierzasz zwiększyć wydajność systemu.
Technologia
Aby procesy mogły działać sprawnie, przejście zadań musi być płynne przez cały czas. Oprogramowanie do zarządzania procesami biznesowymi jest narzędziem, które pomaga egzekwować ten proces. Tak więc, jeśli uruchomisz ćwiczenie BPM i zdefiniujesz lepszy proces, technologia może pomóc w upewnieniu się, że proces przebiega dokładnie tak, jak go zdefiniowałeś. Główną cechą technologii jest zbieranie danych dotyczących wydajności, dzięki czemu można śledzić dane niezbędne do sukcesu procesu.
Jak projektujesz Metodę BPM?
BPM działa inaczej w zależności od rodzaju prowadzonej działalności. Zanim zaczniesz projektować metodologię BPM, musisz ocenić, co chcesz poprawić, wdrażając ją. Jeśli na przykład jesteś organizacją świadczącą usługi, możesz chcieć, aby BPM poprawiał czas reakcji klientów. Z drugiej strony, firmy wytwarzające lub produkujące produkty mogą poszukiwać lepszej wydajności i wydajności na linii produkcyjnej lub synchronizacji z innymi systemami i procesami.
Wykorzystując te komercyjne sterowniki jako przewodnik, każda metodologia BPM będzie następować w cyklu życia faz, z których każdy będzie miał własny zestaw zadań, które należy wdrożyć. Najpopularniejsza metodologia BPM, DMEMO, obejmuje pięć etapów: projekt, model, wykonanie, monitorowanie i optymalizacja.
Etap pierwszy: projekt
Faza projektowania wykorzystuje technologię BPM do mapowania procesu tak, jak jest teraz, przed przeprojektowaniem przepływu pracy, aby proces przebiegał znacznie sprawniej. To, co dostajesz na ekranie, jest wizualnym obrazem przepływu pracy, dzięki czemu możesz zobaczyć na pierwszy rzut oka, gdzie mogą znajdować się wąskie gardła i powielanie. Chodzi o to, aby stworzyć najprostszy i najprostszy możliwy proces, aby proces mógł zostać zakończony w jak najmniejszym czasie, przy jednoczesnym popełnianiu najmniejszych błędów.
Etap drugi: modelowanie
Ta faza polega na przetestowaniu twojego procesu, aby zobaczyć, jak działa w różnych warunkach. Pomyśl o tym jako ćwiczeniu "co jeśli". Co by było, gdybyśmy przydzielili dwie osoby do tego zadania? Co się stanie, jeśli ten pracownik spóźni się z dostarczaniem swojej pracy? Co się stanie, jeśli to zadanie zostanie wykonane w inny sposób? Czy możemy wprowadzić dalsze ulepszenia?
Etap trzeci: wykonanie
Po zasymulowaniu przepływu pracy, następnym krokiem jest przetestowanie ulepszonego procesu na ziemi za pomocą mechanizmu przepływu pracy oprogramowania BPM, aby przydzielić każde zadanie w procesie jednemu lub większej liczbie osób.
Etap czwarty: monitorowanie
Monitorowanie to proces gromadzenia danych, aby upewnić się, że proces przebiega zgodnie z oczekiwaniami. Za pomocą swojej technologii możesz śledzić zarówno pojedynczy krok w jednym procesie - w taki sam sposób jak śledzisz pakiet FedEx - lub możesz zebrać dane i zobaczyć, jak sobie radzisz w całym obiegu pracy. Narzędzia wdrożone na tym etapie obejmują monitorowanie działalności biznesowej, kokpity menedżerskie, narzędzia do raportowania i audytu.
Etap piąty: optymalizacja
Na tym etapie Twój proces może być daleki od doskonałości. Teraz musisz rozważyć, co możesz zrobić, aby zoptymalizować proces. Na przykład, czy musisz dodać inny zasób do konkretnych obszarów, w których często występują wąskie gardła? Pamiętaj, że optymalizacja nie jest jednorazowym wydarzeniem. Zamiast tego musisz słuchać opinii pracowników i klientów i wprowadzać zmiany w przypadku wystąpienia problemów. Jeśli nowy proces nie poprawi jakości obsługi zainteresowanych stron, nie można powiedzieć, że jest to sukces.
Kto wykonuje zarządzanie procesami biznesowymi?
Często potrzebny jest zespół ekspertów posiadających wiedzę informatyczną i biznesową do wdrożenia projektu BPM, ale tak naprawdę zależy to od zakresu projektu, który planujesz uruchomić. Jeśli chcesz osiągnąć kilka szybkich sukcesów, poprawiając niektóre procesy niskiego ryzyka i zwrotu z inwestycji w swoim małym biznesie, stosunkowo łatwo jest uzyskać projekt BPM z ziemi, wspomagany przez mały zespół wewnętrzny, a niektóre wysokiej jakości oprogramowanie do mapowania procesów.
Dobrym sposobem na rozpoczęcie jest uczestnictwo w szkoleniu BPM. Szybkie wyszukiwanie w Google powinno włączyć niektóre opcje lokalne lub program online. Wiele firm decyduje się na zatrudnienie swoich pracowników w ramach programu certyfikacji zarządzania procesami biznesowymi, który pozwala urzędnikom uzyskać oficjalne przeszkolenie w zakresie odpowiednich metodologii. Instytut Zarządzania Procesami Biznesowymi oferuje obecnie 30 programów i siedem certyfikatów w różnych dziedzinach i metodach związanych z BPM. Sprawdź ich stronę internetową w celu uzyskania szczegółów.
Co to jest narzędzie BPM?
Po prostu narzędzie BPM to oprogramowanie używane do automatyzacji implementacji BPM. Jego zadaniem jest umożliwienie transformacji biznesowej, dzięki czemu możesz przenieść swoje procesy na nowy poziom. Opcje są tak szerokie, jak długo są długie, ale ogólnie rzecz biorąc, będziesz szukał systemu z co najmniej następującymi funkcjami:
- Narzędzie do diagramowania przetwarzania wizualnego: Umożliwia modelowanie procesów i tworzenie nowych przepływów pracy. Niektóre narzędzia wymagają umiejętności kodowania jako sposobu na wdrożenie modelowania; inni dostawcy oferują podejście niskopozycyjne, które wykorzystuje system "przeciągnij i upuść". Ten ostatni może dobrze działać, jeśli nie masz hardkorowego programisty w zespole.
- Pulpity menedżerskie i kontrola dostępu: Daje to decydentom możliwość śledzenia postępów i zapewnia bezpieczeństwo, ograniczając dostęp do informacji określonym osobom.
- Obsługa błędów: Pomocne jest posiadanie modułu weryfikacji, który znajduje i rozwiązuje błędy i usterki.
- Integracja z istniejącym oprogramowaniem: Twoje rozwiązanie BPM będzie miało ograniczone zastosowanie, jeśli nie będzie komunikować się z innymi podstawowymi systemami ERP / CRM.
- Raporty i analityka: dobre rozwiązanie BPM będzie generować raporty dotyczące takich kluczowych wskaźników, jak otwarte pozycje, średni czas potrzebny na wykonanie zadania i częstotliwość przekierowania towaru.
Jeśli chodzi o konkretne narzędzia do zarządzania procesami biznesowymi, jest to dość zatłoczony rynek. Niektóre z dużych graczy to Pegasystems, studio bpm'online, Nintex, KiSSFLOW, Zoho Creator, Appian i Process Street. Recenzje są łatwo dostępne w Internecie, a większość narzędzi pochodzi z bezpłatnej 14-dniowej wersji próbnej, dzięki czemu można sprawdzić funkcje przed dokonaniem ostatecznego zakupu.
