Dokumentacja procesowa to zapis procesów, które firma wykonuje regularnie. Zwykle tworzone w celu przeszkolenia pracowników, dokumentacji procesowej i szkoleń może czasami zabrać czas z dala od innych działań. Jednak problemy z naprawą spowodowane przez pracowników, którzy nie przeszli odpowiedniego szkolenia lub nie rozumieją prawidłowego sposobu przeprowadzenia procesu, mogą również zabrać trochę czasu z jednego dnia.
Integracja
Organizacje składają się z szeregu procesów zintegrowanych razem, aby osiągnąć nadrzędny cel. Dokumentacja procesu obejmuje rejestrowanie tych różnych procesów, aby organizacje mogły zrozumieć, w jaki sposób działają, a także opracować strategie ich ulepszania.
Przejrzystość
Procesy muszą być rejestrowane w sposób jasny i przekonujący, ponieważ procesy te mogą również pomóc w artykułowaniu zmian potrzebnych w sposobie, w jaki pracownicy je realizują. Kierownictwo może czasami opracowywać dokumentacje procesowe w podręcznikach szkoleniowych, aby szkolić nowych pracowników.
Zaskarżalny
Dokumentacja procesu musi być łatwa do wykonania, aby osoby, które nigdy nie przeprowadzały tych procesów, mogły to zrobić. Powodem, dla którego niektóre produkty są takie same w całym łańcuchu sklepów, jest fakt, że proces tworzenia takich produktów - na przykład filiżanka kawy - został wyraźnie udokumentowany w sposób umożliwiający innym tworzenie duplikatów produktu. Dokumentacja procesowa musi być przydatna, aby pomóc menedżerom w szkoleniu pracowników.
Przyczyna i skutek
Należy zapisać dokumentację procesu, aby jasno określić przyczynowo-skutkowy charakter procesów. Procesy muszą być dokumentowane w izolacji, a także udokumentowane w celu wyjaśnienia, w jaki sposób różne procesy odnoszą się do siebie nawzajem. Na przykład organizacja może chcieć zrozumieć, w jaki sposób proces jej spotkania wpływa na otwartość dyskusji firmy.
Pominięcie
Tworzący dokumentację procesową musi również wiedzieć, co pominąć w dokumentacji procesu. Na przykład niektóre procesy są tak proste, że nie muszą być opisane. Inne procesy niekoniecznie muszą być wykonywane prawidłowo za każdym razem.
Proces i szkolenie
Często menedżerowie mogą łączyć dokumentację procesową i szkolenie. Dokumentacja procesowa może zaoszczędzić czas pracownikom, którzy mogą wykonywać inne zadania zamiast korzystać z czasu szkolenia. Jednak dokumentacja procesowa nie zawsze dokładnie wyjaśnia informacje pracownikom. Często musi to być połączone z praktycznym szkoleniem, aby zapewnić zrozumienie informacji przez nowego pracownika.
