Aby upewnić się, że są one zgodne z przepisami Urzędu Skarbowego (IRS) oraz przepisami prawa stanowego i samorządowego, firmy muszą zawierać ważne informacje o pracownikach i firmach w swoich systemach płacowych. Ustanowienie i uruchomienie różnych składników składających się na system wynagrodzeń wymaga należytej staranności i odpowiedniej wiedzy na temat przepisów podatkowych. W rezultacie firmy często zatrudniają zewnętrznego konsultanta, księgowego lub obsługę płac, aby zdeponować podatki, przetwarzać W-2, zarządzać planami emerytalnymi i ubezpieczeniowymi oraz wykonywać inne obowiązki związane z płacami.
Informacje o pracownikach
Podczas nowego procesu wynajmu firmy muszą zbierać informacje, takie jak ubezpieczenie medyczne i formularze W-4, aby ustalić, co należy odjąć od pensji pracownika. Formularze te dostarczają pracodawcom istotnych informacji, takich jak numer ubezpieczenia społecznego pracownika i kwota potrącenia podatku dla celów federalnych i stanowych. System musi również śledzić i przetwarzać zmiany wprowadzone w statusie zwolnienia podatkowego pracownika, emerytury, plany ubezpieczeniowe lub fundusze emerytalne.
Informacje o wynagrodzeniach
W ramach nowego procesu wynajmu systemy płacowe zawierają komponent, który określa, którzy pracownicy są zatrudnieni w pełnym wymiarze godzin, w niepełnym wymiarze godzin i kontrahenci. Klasyfikacja pracowników w systemie płacowym jest ważna, ponieważ rząd nakłada wysokie kary na firmy, które niepoprawnie kategoryzują pracowników.
Karty czasu pracy
Bez znajomości liczby godzin, przez którą pracownik pracował, pracodawcy nie mogą ustalić, co ma zapłacić pracownik. Podczas gdy niektórzy pracownicy otrzymują wynagrodzenie, inni są wynagradzani co godzinę lub wyznaczani jako pracownicy bez opieki. Systemy płacowe obejmują informacje w grafiku lub obszary, w których godzinowe i godzinowe godziny pracy są rejestrowane i sprawdzane pod kątem dokładności. Informacje można zbierać za pomocą skomputeryzowanego zegara, zegara znaczka z kartą dziurkowaną lub arkusza czasu pracy papieru.
Obowiązujące podatki i odliczenia
Chociaż IRS zapewnia firmom tabele podatkowe do obliczania potrąceń podatku dochodowego od pracowników, systemy informatyczne dostawców i płac mogą również dostarczać te informacje. Podczas podsumowywania obowiązujących podatków pracodawcy muszą brać pod uwagę roczne zarobki, poziomy płac i ulgi podatkowe. Ponadto systemy płacowe muszą obliczać odliczenia dokonane za pomocą planów emerytalnych, 401 (k) s, planów ubezpieczeniowych, składek związkowych i garnituru. Dział płac monitoruje również kredyty i inne odliczenia, które mają limity kwotowe i przestaje odliczać wypłatę, gdy cała kwota została spłacona.
Rejestr płac
Rejestr płac podsumowuje zarobki pracowników i informacje o odliczeniu w zapisie księgowym, który jest wstawiany do księgi głównej do celów rachunkowości i ogólnych badań. Rejestry płacowe są również wykorzystywane do tworzenia raportów podatkowych. Dokumenty te są przygotowywane przez pracowników działu płac lub generowane za pomocą systemów komputerowych płacowych.
Płatności ręczne
Czasami firmy wydają ręczne wypłaty pracownikom między okresami płatności z powodu rozwiązania lub błędu w płacach. Systemy płacowe muszą uwzględniać kwotę czeku w rejestrze płac dla celów podatkowych i sprawozdawczych. Gwarantuje to, że kwota potrącenia podatku pobierana przez pracodawcę jest zgodna z odliczeniami od pracowników.
