Niezależnie od tego, czy spotykamy się z klientami, aby przedstawić propozycję, czy też pracujemy na lunch z pracownikami, wysłanie zaproszenia pocztą elektroniczną może być szybkim i skutecznym sposobem koordynowania wydarzenia.
Zastanów się nad swoimi odbiorcami. Ton Twojego e-maila będzie musiał dostosować się do każdego, kogo zaprosisz na obiad. Dorywcza tonacja działa dobrze, jeśli spotkanie z obiadem odbywa się z pracownikami, a Ty będziesz spędzać czas na omawianiu strategii i "burzy mózgów". Jeśli cel spotkania jest poważniejszy, musisz to wyraźnie zaznaczyć w swojej korespondencji z zaproszonymi członkami personelu. Jeśli spotkanie z obiadem odbywa się z klientami, możesz potrzebować bardziej formalnego tonu, w zależności od twoich relacji z nimi.
Znajdź restaurację, która będzie mogła pomieścić twoją grupę. W zależności od liczby osób zaproszonych, możesz poszukać obiektu, który ma prywatny pokój. Planując spotkanie obiadowe z klientami, może pomóc znaleźć mniej uczęszczaną jadłodajnię, w której rozmowa nie będzie napięta z powodu hałasu.
Zdecyduj, kogo zaprosić na lunch i skonsultuj się z kalendarzem biura, aby ustalić, czy wszystkie strony będą dostępne w danej dacie. W przypadku spotkań lunchu personelu należy wykonać szybki telefon, aby zapytać, czy wybrane osoby zaproszone będą dostępne w tym dniu, a następnie poprosić o ich otwarcie podczas planowania planów.
Zadzwoń do wybranej restauracji i przygotuj wstępną rezerwację. Poinformuj ich, że możesz potrzebować dostosować liczbę uczestników bliżej tej daty. Jeśli odkryjesz, że będziesz mieć więcej chętnych niż pierwotnie planowano, pamiętaj, aby powiadomić restaurację tak szybko, jak to możliwe, aby personel mógł dostosować się do twoich potrzeb.
Skomponuj swój adres e-mail, w tym adresy e-mail każdej osoby, którą chcesz zaprosić. Użyj wiersza tematu, aby podać przyczynę e-maila. Uwzględnij słowa takie jak "Ważne" lub "Oznacz swoje kalendarze" i podaj datę i powód. Na przykład Twój temat może brzmieć: "Ważne: Working Lunch on 2/18/09-RSVP Needed." Na lunch z klientem, oczywiście, trzeba będzie ograniczyć temat i włączyć go do żądania, a nie popytu.
Skorzystaj z treści e-maila, aby wyjaśnić konieczność spotkania w porze lunchu i tego, co chcesz, aby uczestnicy przynieśli lub podzielili się podczas spotkania. W zależności od tego, jak trudno jest przypiąć ludzi, możesz chcieć wymagać od nich RSVP, abyś mógł sfinalizować rezerwację w restauracji.Jeśli konfigurujesz lunch dla klientów, możesz poprosić o spotkanie w porze lunchu i podać, które elementy chcesz omówić z nimi
Wskazówki
-
Podejście powinno opierać się na atmosferze pracy twojej firmy, od zwykłego do formalnego. Wyślij kopię do personelu administracyjnego, aby zaktualizować kalendarz biura.
