Organizowanie spotkania biznesowego dla Japończyków odbywa się podobnie jak każde inne spotkanie biznesowe: odnoszę się do uczestników po ich ostatnich (rodzinnych) imionach (a jeśli mówisz po japońsku, podążaj za nazwiskiem rodziny z honorowym -san); uprzednio powiadomić uczestników o czasie rozpoczęcia; zapewnić wybór kawy, herbaty lub wody; rozpocząć na czas; nie przerywaj ludziom, kiedy mówią; pozostań na temat; unikaj używania humoru; i bądź przygotowany na bezpośrednie, osobiste pytania.
Przygotowanie
Powiadamiaj wszystkich uczestników o czasie rozpoczęcia tak wcześnie, jak to możliwe, i upewnij się, że wszyscy - zarówno Japończycy jak i nie-Japończycy - rozumieją, że spotkanie rozpocznie się w tym momencie. Kultura japońska kładzie duży nacisk na uwagę innych, a punktualność jest oznaką szacunku.
Wybierz cichą lokalizację, jeśli to możliwe. Wielu Japończyków mówi po angielsku lub uczyło się angielskiego, ale hałas w tle może utrudnić śledzenie rozmów. Spotkanie w spokojnej lokalizacji zapewni komfortowe warunki odsłuchowe.
Podaj wybór napojów. W przeciwieństwie do popularnych stereotypów, nie wszyscy Japończycy piją japońską herbatę, zwłaszcza nie na spotkaniach biznesowych z osobami spoza Japonii. Najlepiej, jeśli to możliwe, zapewnić uczestnikom wybór kawy, herbaty, japońskiej herbaty i wody.
Upewnij się, że jest wystarczająco dużo miejsca na stole, aby ludzie mogli rozłożyć papiery i, jeśli trzeba, słownik elektroniczny. Ponownie, wielu Japończyków mówi po angielsku, ale mogą od czasu do czasu chcieć sprawdzić znaczenie nieznanych lub nieznanych słów użytych podczas spotkania.
Przed rozpoczęciem spotkania pozwólcie, aby ludzie wymienili się wizytówkami i nieformalnie przedstawili się sobie nawzajem. Wymiana wizytówek to ważna i obowiązkowa czynność dla japońskich biznesmenów.
Rozpoczęcie spotkania
Sygnał, że spotkanie się rozpocznie, co pozwoli ludziom się zorganizować i przygotować.
Przedstaw uczestników. Jeśli prowadzisz spotkanie po japońsku, skorzystaj z japońskiego stylu wstępu: najpierw organizacja, drugie nazwisko rodziny, a następnie "-san". ostatnie imię. Możesz pozwolić, aby uczestnicy się przedstawili; jest to całkowicie dopuszczalne, a jeśli w języku angielskim, Japończycy mogą cieszyć się wyzwaniem pokazania swoich angielskich umiejętności przed grupą.
Zmień cel i cele spotkania. Powinno to zostać wcześniej ogłoszone, ale pomoże ludziom, jeśli zostaną im przypomnieni. Pozostanie na temat jest oznaką rozważań w Japonii.
Prowadzenie spotkania
Nie przerywaj, kiedy mówią. Pozwól, aby mówcy poświęcili czas. W Japonii ludzie często wyjaśniają punkty, najpierw podając powody, a następnie określając punkt, podczas gdy ludzie w kulturach zachodnich najpierw wskazują punkt, a potem uzasadniają. Ten odmienny styl komunikacji może być źródłem zniecierpliwienia ze strony ludzi Zachodu i najlepiej go traktować, nie przerywając.
Pozostań na temat. Zachowaj wszelkie uwagi lub anegdoty na koniec lub na spotkaniu.
Unikaj używania humoru. Mimo że japońska kultura się zmienia, a humor jest dość powszechny w Japonii, najlepiej jest unikać humoru na spotkaniach biznesowych. Humor może być oznaką przyjaźni Amerykanów, ale dla japońskich biznesmenów może to być oznaką niedojrzałości, a także grozi, że nie przełamie bariery językowej lub kulturowej.
Przygotuj się na bezpośrednie pytania. Strona internetowa "Tłumaczenia obce" ostrzega czytelników, że Japończycy mają tendencję do bezpośrednich pytań podczas poznawania nowych ludzi (patrz Odnośnik 1). Pytania typu "Ile zarabiasz?" "Czy jesteś singlem?" lub "Ile masz lat?" może wystąpić. Jeśli nie jesteś w stanie odpowiedzieć na takie pytania, znajdź uprzejmy sposób, aby odeprzeć to pytanie i nie okazywać urazy.
