Liczą się pierwsze wrażenia, więc lepiej zrób dobre, zwłaszcza gdy chcesz się spotkać w interesach. Niezależnie od tego, czy planujesz pisać do potencjalnego partnera biznesowego, urzędnika państwowego czy klienta, wybór słów może mieć znaczenie. Źle napisany list z prośbą o powołanie może wpłynąć na Twój wizerunek - i Twoją markę. Dodatkowo może to zrujnować twoje szanse na uzyskanie pozytywnej odpowiedzi.
Użyj odpowiedniej linii tematycznej
Gdy wyślesz list z wezwaniem na spotkanie, upewnij się, że w temacie podświetlono zamiar spotkania z odbiorcą. Mów krótko i zwięźle. Oto kilka przykładów:
- Prośba o spotkanie
- Wniosek o spotkanie
- List z prośbą o spotkanie
- Żądanie spotkania w (dzień tygodnia)
- Planowanie spotkania
W zależności od preferencji możesz umieścić wiersz tematu powyżej lub poniżej adresu odbiorcy. Jeśli chcesz skontaktować się z odbiorcą przez Internet, możesz użyć tego samego tematu na swój e-mail i list.
Przedstaw się
Rozpocznij list, przedstawiając się. Jeśli w jakimś momencie spotkałeś się z odbiorcą, pamiętaj o tym. Podaj krótki opis swojej organizacji lub jej misji, jeśli to konieczne. Na przykład możesz powiedzieć coś takiego:
Drogi Przedstawiciel (nazwisko)
Nazywam się (twoje imię) i kontaktuję się z Tobą w imieniu (nazwa firmy). Mamy wspólny interes w … i chciałbym omówić więcej.
Jeśli masz skierowanie, możesz zacząć od: (Nazwa referencyjna) wspomniał, że chciał (a) byś dowiedzieć się więcej o naszych produktach i usługach. Zapraszam do dyskusji w naszym biurze w dniu (data i godzina).
Określ cel spotkania
Niech odbiorca wie, czego się spodziewać po spotkaniu, w tym ile czasu zajmie. Podaj przybliżony harmonogram i omów główne punkty. Na przykład możesz powiedzieć:
Z góry dziękujemy za rozpatrzenie tego wniosku. Byłbym wdzięczny za możliwość spotkania się z wami i omówienia, w jaki sposób moglibyśmy połączyć siły w przyszłych projektach.
Nasze spotkanie obejmie krótki przegląd naszej technologii i zasobów, a także kilka przykładów naszej pracy w tej dziedzinie. Jesteśmy również zainteresowani omówieniem potencjalnej współpracy, która byłaby korzystna dla obu stron.
Spróbuj wyjaśnić, czego szukasz i dlaczego w pierwszej kolejności prosisz o to spotkanie. Zaproponuj dwie lub trzy daty i godziny, a następnie poproś odbiorców o potwierdzenie ich dostępności.
Twój list może powiedzieć coś takiego:
Sugeruj datę i godzinę zgodnie z harmonogramem.
Czy jesteś dostępny w dniu data i godzina? Jeśli nie, skontaktuj się z nami pod (numer telefonu) lub (adres e-mail), aby zaplanować czas spotkania.
Wkrótce skontaktujemy się z Tobą, aby potwierdzić otrzymanie tego listu i ustawić dogodny dla Ciebie dzień i godzinę.
Użyj właściwego formatu
Listy biznesowe mają określony format. Wpisz swoje imię i adres w prawym górnym rogu strony. Wpisz dane kontaktowe odbiorcy w lewym rogu strony lub pod swoim adresem.
Zostaw szeroki margines i użyj markowego blanku, jeśli to możliwe. Trzymaj list krótki i na temat; najlepiej, że nie powinna przekraczać jednej strony. Użyj formalnego pozdrowienia, takiego jak "Drogi panie (imię odbiorcy) "Jeśli nie znasz dokładnej nazwy odbiorcy, możesz użyć "Szanowny Panie, Szanowna Pani." Zakończ literę za pomocą "Z poważaniem", "Z szacunkiem" "Z poważaniem" lub inne formalne zamknięcie, po którym następuje twoje imię.
Pismo z wezwaniem na spotkanie powinno być jasne i zwięzłe. Wytnij bezużyteczne słowa i niepotrzebne informacje. Użyj łatwej do odczytania czcionki, takiej jak Times New Roman lub Arial. Pamiętaj o sprawdzeniu listu przed jego wysłaniem.
