Żądanie zatwierdzenia projektu lub dużego zakupu może być nerwowe i frustrujące. Jednak przy właściwym sformułowaniu i nastawieniu bardziej prawdopodobne jest, że uzyskasz wymagane wsparcie. Kluczowe znaczenie mają również badania: musisz dokładnie wiedzieć, czego potrzebujesz, wiedzieć, jaki wpływ będzie miał na twoją firmę i móc wyjaśnić to w kategoriach, które twój szef może zrozumieć. Konkretny i dobrze napisany list z prośbą może przejść długą drogę w kierunku urzeczywistnienia twojego pomysłu lub projektu.
Zbadaj swoją propozycję
Pierwszym krokiem w każdym procesie zatwierdzania jest zbadanie, czego potrzebujesz. Jeśli pytasz o nowy pojazd firmowy, sprawdź dokładnie, jakiego rodzaju pojazdu chcesz, ile go to będzie kosztować i jak będzie odpowiadał potrzebom firmy. Nie twórz ogólnego stwierdzenia na temat tego, co chcesz zatwierdzić. Odbiorca twojego listu jest bardziej skłonny do podjęcia decyzji na twoją korzyść, jeśli w twoim liście jest jasne, że podjąłeś próbę ustalenia, co jest najlepsze dla firmy. Co ważniejsze, im bardziej konkretna osoba, tym bardziej prawdopodobne jest, że będzie ona wygodnie udzielać zgody na projekt lub zakup, ponieważ będzie dokładnie wiedzieć, co zrobi po zatwierdzeniu.
Sformatuj poprawnie literę
Zacznij od zwracania się do swojego szefa po imieniu i nazwisku (na przykład wiceprezydent Smith). Jeśli przypadkiem nie wiesz, kto będzie czytał ten list, wyślij list do jego osoby (na przykład: "Szanowny panie komisarzu".) Personalizacja jest ważna, więc postaraj się jak najlepiej poznać nazwisko i poprawny tytuł. Często można znaleźć to na stronie internetowej organizacji lub podnosząc telefon i pytając o nazwisko osoby.
Następnie wprowadź zakup lub propozycję, którą chcesz zatwierdzić. Spróbuj to zrobić w pierwszym zdaniu swojego listu. Umożliwi to czytelnikowi jasne zrozumienie tego, co proponujesz od razu i podanie jej kontekstu na resztę listu. To także pozwala jej wiedzieć, że wiesz dokładnie, czego chcesz.
Przykład:
Drogi Przełożony Cunningham,
Zespół marszowy Castle Rock High School potrzebuje nowych mundurów.
Podaj szczegółowe przykłady
Następnie wyjaśnij, dlaczego proponowane działanie powinno zostać podjęte. Nawet jeśli wydaje się oczywiste, dlaczego zakup jest konieczny, wyjaśnij szczegółowo jego uzasadnienie. Jeśli odbiorca twojego listu nie widzi uzasadnionego powodu dla akcji, która jest proponowana w liście, to się nie powiedzie. W tym celu powinno wystarczyć tylko kilka zdań.
Przykład:
Ostatnio kupowaliśmy mundury w 1992 roku, a obecna kolekcja jest bardzo poszarpana i zużyta.
Kontynuuj, wymieniając wszystkie powody, dla których propozycja będzie korzystna dla Twojej firmy.Chodzi o to, co Twoja firma zrobi dla firmy, a nie o to, dlaczego osobiście uważasz, że ta propozycja jest ważna.
Przykład:
Grupa marszowa reprezentuje naszą szkołę podczas parad, meczów piłkarskich i innych spotkań towarzyskich. Nowe mundury postawiłyby naszą szkołę w znacznie bardziej pozytywnym świetle.
Teraz musimy płacić firmie krawieckiej tysiące dolarów rocznie, aby utrzymać nasze stare mundury. Nowe wyeliminowałyby te opłaty.
Posiadanie nowych nowoczesnych mundurów znacznie podniosłoby morale całego zespołu, co z reguły skutkuje wyższymi stopniami dla wszystkich studentów.
Zakończ z cennymi informacjami
Zakończ list swoim imieniem i nazwiskiem, adresem e-mail i numerem telefonu i poproś czytelnika, aby skontaktował się z Tobą w przypadku jakichkolwiek pytań dotyczących listu lub propozycji. Jeśli to możliwe, zapisz także datę, w której masz nadzieję, że otrzymasz odpowiedź na swój wniosek. Po zakończeniu pisania listu, nie powinien on przekraczać jednej strony, chyba że masz bardzo dobry powód, aby przejść do drugiej strony (np. Bardzo złożona propozycja, która wymaga długich wyjaśnień lub długiej listy powodów, dla których warto twoja prośba byłaby korzystna).
Przykład:
Jeśli masz jakieś pytania, z przyjemnością spotkamy się z Tobą w dowolnym momencie.
Dziękuję Ci,
Ben Warren, dyrektor, [email protected] 555-1234
Ostateczne wskazówki
Zawsze pisz w sposób pełen szacunku i formalny. Na przykład, zamiast powiedzieć: "Byłoby świetnie dla firmy, gdybyśmy mogli kupić kilka nowych drukarek", napisz coś w stylu: "Gdyby firma miała kupić pięć nowych drukarek, przyniosłoby to korzyść firmie Example Corp., ponieważ …" Jeśli nie jest to już wymagane, rozważ drukowanie i ręczne dostarczanie listu zamiast wysyłania go pocztą elektroniczną do odbiorcy. Pokaże, że naprawdę dbasz o swoją propozycję i sprawi, że będzie bardziej prawdopodobne, że pamięta, by odpowiedzieć na to pismo w odpowiednim czasie.
Pamiętaj, że dobrze napisany list zatwierdzający może nigdzie cię nie zawieść - Twój odbiorca może zdecydować, że sama propozycja jest problemem. W takim przypadku będziesz musiał wymyślić zupełnie nowy pomysł lub czekać, aż będziesz mógł spróbować ponownie.
