Przygotowanie oceny wydajności dla pracownika wymaga, aby recenzent umieścił określone informacje w pisemnym dokumencie. Unikaj nieprecyzyjnych lub ogólnych stwierdzeń i osobistych opinii, które nie mogą być uzasadnione. Zachowując szczegółowy i przejrzysty dokument oceny wydajności, staje się on użytecznym dokumentem, który można przechowywać w pliku personelu pracownika i który jest przywoływany podczas następnej analizy.
Aktywny czas
Pisanie w czasie aktywnym jest kluczem do napisania oceny wydajności. Podczas wymieniania celów na nadchodzący okres przeglądu należy rozpocząć każdy z tych celów za pomocą czasownika. Ta fraza wzywa pracownika do działania i mówi mu, co ma robić. Niektóre kluczowe aktywne czasowniki używane w przeglądzie wydajności obejmują "kompletny", "osiągaj" i "produkuj". Według strony internetowej Amerykańskiego Stowarzyszenia Służb Zagranicznych, pisanie w czasie aktywnym redukuje ryzyko pomylenia celów i celów zapisanych w ocenie wyników.
Określ zaimki
Jeśli zaimki mają być użyte w przeglądzie wyników, upewnij się, że jest jasne, do kogo lub do czego odnosi się zaimek. Aby to zrobić, upewnij się, że odwołujesz się do grupy, osoby lub zadania, szczególnie na początku recenzji, i używasz zaimków z umiarem, aby odnieść się do niego. Unikaj używania wielu zaimków w ocenie wydajności, gdy można je zastąpić określonymi nazwami, grupami lub organizacjami, które mogą wyjaśnić recenzję.
Liczby i dane
Bądź konkretny podczas określania celów. Podejmij także konkretne działania odnosząc się do osiągnięć dokonanych w poprzednim okresie przeglądu. W miarę możliwości patrz numery. Nie używaj szerokich fraz, np. "Powyżej celu", bez określania celu. Użycie precyzyjnego celu sprawia, że ocena jest jasna i konkretna, a także ogranicza możliwość pomyłki, jeśli odnosi się do niej, gdy pracownik składa wniosek o awans lub domaga się podwyżki. Podaj konkretne przykłady przy podawaniu tych liczb. Powiedzenie, że ktoś wykonywał "wyższy niż oczekiwano poziom" jest o wiele mniej precyzyjne niż stwierdzenie, że "przekroczyła swój cel 20 raportów zakończonych w tym roku pięcioma raportami, co stanowi 25 procent w stosunku do określonego celu".
Daktyle
Wykorzystaj daty w przeglądzie wyników. Daty te powinny odnosić się do konkretnych okazji w trakcie poprzedniego okresu przeglądu, w którym pracownik otrzymuje swoją recenzję, ze szczególnymi przykładami pozytywnych lub negatywnych wyników. Ustalając cele, podaj datę, w której cel powinien zostać osiągnięty. Jeśli ma ono zostać zakończone przed końcem bieżącego okresu przeglądu, należy podać datę zakończenia bieżącego okresu przeglądu. Pomaga to w sprecyzowaniu celów i uczynieniu ich specyficznymi.
