Ważne jest, aby napisać raport z danymi, który skutecznie zakomunikuje temat kierownictwu, który ma tylko kilka minut na zapoznanie się z raportem. Jedną z kluczowych rzeczy do uwzględnienia jest wizualna reprezentacja najważniejszych danych, takich jak wykresy i wykresy. Powinieneś również zachować zwięzłość i język bez żargonu.
Przegląd pisania dobrego raportu analitycznego
Pierwszym krokiem jest przedstawienie raportu zgodnie z wszelkimi wytycznymi, których powinieneś przestrzegać. Każda firma ma zazwyczaj swój własny format do pisania raportów, a Ty musisz postępować zgodnie ze swoim formatem. Zarys ten zasadniczo da ci mapę drogową do naśladowania podczas pisania raportu i mam nadzieję, że pomoże ci poradzić sobie z blokiem pisarza, który może pojawić się później. Powinieneś przygotować raport, aby wyjaśnić i przeanalizować wszystkie dane oraz wnioski wyciągnięte w łatwym do odczytania formacie. Jeśli Twój raport jest długi, możesz również dołączyć spis treści.
Rozważ aspekt wizualny
Dane same w sobie mogą być abstrakcyjne i trudne do umieszczenia w kontekście. Powinieneś być hojny w korzystaniu z wykresów, wykresów i tabel, aby zilustrować wyniki analizy. Tam, gdzie to konieczne, możesz zawrzeć odniesienia w tekście, aby wyjaśnić istotną grafikę. Twój czytelnik powinien wiedzieć, co jest najważniejsze w każdej grafice, a więc powinieneś ją podkreślić, zamiast tylko opisywać to, co już widać. Upewnij się również, że twoje referencje tekstowe są zbliżone do grafiki, do której się odnoszą, aby twoi czytelnicy mogli nawiązać połączenie między tymi dwoma.
Zrób surową wersję roboczą
Po zakończeniu tworzenia konspektu utwórz szkic wstępny zawierający najważniejsze informacje uporządkowane zgodnie z konturem. Szczegóły techniczne nie są teraz ważne; można je dodać później. Chodzi o to, aby najpierw umieścić najważniejsze informacje, aby czytelnik mógł go łatwo znaleźć po otrzymaniu raportu. Pamiętaj, że wielu twoich czytelników jest zajęty. Pamiętaj też, aby zachować ostrożność podczas używania żargonu, unikając go, gdy tylko jest to możliwe.
Streszczenie i streszczenie
Chociaż pojawiają się na początku raportu, streszczenie i streszczenie są ostatnimi aspektami, które napiszesz. Obie sekcje stanowią podsumowanie raportu, ukazujące ważne wnioski raportu. Dlatego piszesz je na końcu.
Streszczenie podsumowujące ma swoje własne znaczenie w raporcie z analizy danych. Powodem, dla którego nazywa się to streszczeniem, jest to, że jest to podsumowanie dla kierownictwa firmy. Są to przypuszczalnie zajęci ludzie, którzy nie mają czasu na przeczytanie całego raportu, przejrzenie wszystkich drobniejszych szczegółów. Należy zatem w miarę możliwości starać się uchwycić istotne punkty raportu w podsumowaniu, takie jak cel, główne punkty danych i wnioski. Bądź możliwie zwięzły i uwzględnij tylko najważniejsze punkty. Jeśli menedżerowie mogą natychmiast zrozumieć, o czym jest ten raport, po przeczytaniu streszczenia, wykonałeś swoją pracę.
Wprowadź poprawki
Zmodyfikuj swoją analizę danych tyle razy, ile potrzebujesz, upewniając się, że uporządkujesz informacje w logicznie spójny sposób. Unikaj nieporęcznych, nudnych akapitów i używaj spacji, aby raport był estetycznie atrakcyjny. Przedstaw tabelaryczne informacje jako wykresy. I na koniec unikaj używania biernego głosu w całym tekście.
