Raporty zabezpieczeń mają być skondensowaną historią zdarzeń, które miały miejsce w określonym czasie. Te raporty mają udokumentować traumatyczne wydarzenie, które wpłynęło na kogoś lub coś. Ze względu na poważny charakter tych incydentów, należy zwrócić szczególną uwagę na wstępne dochodzenie, a także na pisanie raportu. Nigdy nie można przechytrzyć, jeśli chodzi o napisanie dobrego raportu bezpieczeństwa.
Przedmioty, które będą potrzebne
-
Formularz raportu bezpieczeństwa
-
Czarny długopis
-
Słownik
Pisanie raportu
Pobierz formularz raportu bezpieczeństwa, czarny długopis i słownik. Dobrym pomysłem jest rozpoczęcie raportu ze szkicem roboczym, ponieważ raporty są generalnie nie do przyjęcia, jeśli zawierają błędy. Jeśli pojawi się kilka błędów gramatycznych, możesz wykreślić słowa, rysując jedną linię przez nie. Nigdy nie używaj Wite-Out.
Ostrożnie wypełnij wszystkie pola "szczegółowych informacji", które zwykle znajdują się u góry strony raportu. Zawierają one takie informacje, jak data i godzina, rodzaj incydentu, miejsce zdarzenia, nazwiska ofiar i świadków, opis przedmiotów, skradzione lub uszkodzone mienie oraz wskazanie, czy służby ratunkowe zostały powiadomione. Jeśli pole nie jest istotne lub nie masz odpowiednich informacji, wpisz w polu "N / A" lub "UNK".
Napisz swoje podsumowanie wydarzeń w dziale "narracja". Upewnij się, że w pełni dokumentujesz "kto, co, kiedy, gdzie, jak i dlaczego". Zawsze pisz jasno i obiektywnie raport, przedstawiając tylko przedstawione fakty.
Powstrzymaj się od używania emocjonalnie naładowanych słów lub opinii. Możesz jednak udokumentować slur lub groźby osób, jeśli są one absolutnie konieczne. Dokumentuj wszystkie istotne działania podjęte przez zespół bezpieczeństwa, a także przez wszystkie inne zaangażowane osoby.
Zakończ raport, określając "Koniec raportu" jako ostatnie zdanie, aby nikt inny nie mógł manipulować dokumentacją. Pamiętaj o podpisaniu i datowaniu dolnej części strony, aby była to oficjalny dokument.
Wskazówki
-
Ten artykuł został napisany tak, jakby oficer ochrony faktycznie pisał raport bezpieczeństwa. Te same podstawowe czynności podczas pisania raportu mogą być również używane podczas pisania formularza wygenerowanego komputerowo. Jedyna różnica polegałaby na sprawdzaniu pisowni za pomocą funkcji sprawdzania pisowni komputera.
Ostrzeżenie
Twój raport może zostać wykorzystany nie tylko w sądzie, ale także w przypadku wezwań do zapłaty. Jeśli zachowasz swoje notatki, upewnij się, że możesz łatwo przeczytać to, co napisałeś i pasują one do faktów zawartych w raporcie. Jeśli nie napiszesz jasno faktów, tak jak to się stało, ty i twoja firma ochroniarska możecie łatwo zostać zdyskredytowani na stoisku dla świadków.
