Przy żądaniu zapłaty od klienta, stosuje się odpowiednie środki w celu utworzenia skutecznych listów do wysłania do nich. Listy z prośbą o płatność są używane, gdy klient nie zapłaci rachunku w wyznaczonym terminie. Im dłużej klient płaci rachunek, tym więcej listów firma pisze do tej osoby. Pismo z wnioskiem o płatność powinno być uprzejme, jasne i powinno zawierać szczegóły dotyczące zaległego rachunku.
Użyj firmowego papieru firmowego, ponieważ zawiera on wszystkie dane kontaktowe organizacji i często wygląda bardziej formalnie.
Zaadresuj list. Podaj datę wystąpienia litery, a następnie nazwę i adres klienta. Zaadresuj osobę, podając "Szanowny", a następnie imię i nazwisko klienta.
Podaj cel listu. Pismo z wnioskiem o płatność powinno jasno określać ten cel na początku listu. Użyj profesjonalnego dźwięku i utrzymuj słowa pozytywne i ciepłe.
Dołącz szczegóły dotyczące długu. Podaj datę dostarczenia usług dla tego długu, pierwotny termin płatności i należną kwotę, w tym wszelkie opłaty za zwłokę. Dołącz także numer faktury, aby ułatwić znalezienie oryginalnego dokumentu przez klienta. Wiele firm będzie również zawierało kopię oryginalnej faktury w tego typu liście. Poinformuj klienta również o stopie procentowej, dla której naliczane są opłaty za opóźnienie.
Poproś klienta o zapłatę. Poinformuj klienta, że można uniknąć dodatkowych opłat za zwłokę, płacąc pełną kwotę w określonym terminie. Poproś klienta, aby zadzwonił do ciebie, aby poczynić przygotowania, jeśli nie jest w stanie dokonać pełnej płatności do tej daty. W razie potrzeby podaj swój numer telefonu i bezpośrednie rozszerzenie. Dołącz także swój adres e-mail i w ten sposób oferuj swoją korespondencję, jeśli klient sobie tego życzy.
Dziękuję klientowi. Złóż swoją wdzięczność klientowi, jeśli płatność została już dokonana i dziękuj klientowi z góry za wysłanie szybkiej płatności. Powiedz klientowi, że jeśli ma jakieś pytania, nie powinien wahać się dzwonić do ciebie w tej sprawie.
Podpisz list. Zakończ list, pisząc "Z poważaniem", a następnie swoje imię i tytuł.
