Działania związane z gromadzeniem stanowią nieprzyjemną potrzebę zakulisową, gdy ktoś jest winien pieniądze Tobie lub Twojej firmie i wydaje się być niechętny do zapłaty. Zamiast angażować się w czasochłonną i bezowocną grę w telefon z osobą, która ma wszelkie powody, by unikać twoich telefonów, napisz biznesową, szczegółową literę jako namacalne przypomnienie długu. Wiadomości e-mailowe mogą zająć mniej czasu i przygotowania niż tusz na papierze, ale fakt, że starasz się komunikować za pośrednictwem poczty, podkreśla twoją szczerą i poważną intencję zabezpieczenia płatności.
Przedmioty, które będą potrzebne
-
Blankiet firmowy
-
Kopia faktury
Stwórz swój list na oficjalnym papierze firmowym lub organizacji, do której spóźniający się płatnik jest winien płatność. Jeśli taki nagłówek nie istnieje, otwórz list z nazwą i adresem Twojej firmy lub jej organizacji. Postępuj zgodnie z tą informacją, podając pełną nazwę i adres osoby lub podmiotu, która jest obciążona Twoją płatnością. Przed zwrotem grzecznościowym, który identyfikuje odbiorcę, podaj numer konta i numer faktury lub transakcji.
Użyj formalnego osobistego powitania. Zaadresuj adresata jako "Dear Ms. Jones" lub "Dear Mr. Smith". Zacznij od słowa "To Whom It Conc Concern", jeśli nie masz pełnych informacji kontaktowych dla danej osoby.
Zachowaj profesjonalny, serdeczny, optymistyczny ton, nawet jeśli poczujesz głębokie poczucie frustracji. Skoncentruj swoją prozę na przekonaniu, że odbiorca przeoczył twoją fakturę i po prostu potrzebuje przypomnienia, by dokonać właściwej wpłaty.
Podaj kwotę i rodzaj długu, w tym pełne szczegóły dotyczące zakupu lub usługi, za które płaci. Uwzględnij daty transakcji i dostawy, a także wszelkie inne informacje identyfikujące.
Wyjaśnij, czego oczekujesz od przekazującego, w tym, jak szybko oczekujesz płatności. Wyjaśnić wszelkie kary, w tym odsetki lub zaległe opłaty, które już są lub będą miały zastosowanie.
Podaj swoje dane kontaktowe, aby przekazujący mógł skontaktować się z Tobą, aby wyjaśnić sytuację lub poprosić o rozszerzenie płatności. Podaj swój bezpośredni numer telefonu i adres e-mail, nawet jeśli pojawiają się na samym papierze firmowym. Zamknij, dziękując za natychmiastową uwagę opiekuna i potwierdzenie wartości, jaką przypisujesz związkom zawodowym lub biznesowym.
Wskazówki
-
Stare powiedzenie, że "złapiesz więcej much z miodem, a nie octu" odnosi się do przypomnień o płatnościach. O ile niniejszy list nie stanowi ostatecznego żądania, należy pozostawić miejsce na perspektywę, że faktura zbłądziła lub płatnik doznał nieszczęścia, które przeszkadzały mu w zwróceniu uwagi na szczegóły płatności.
Załącz kopię odpowiedniej faktury lub wyciągu. Jeśli załączysz do siebie własną kopertę przeznaczoną na adres, podaj ją w swoim liście.
Ostrzeżenie
Jeśli w swoim liście przedstawisz konkretne działania, które zamierzasz podjąć w ramach działań windykacyjnych, w tym postępowanie sądowe w sprawie drobnych roszczeń lub inne środki, przygotuj się, aby postępować zgodnie z przedstawionymi przez Ciebie środkami.
