Zgodnie z dokumentem Agencji Ochrony Środowiska Stanów Zjednoczonych (EPA) "Wytyczne dotyczące przygotowywania standardowych procedur operacyjnych (SOP)," "Opracowanie i stosowanie standardowych procedur operacyjnych jest integralną częścią skutecznego systemu jakości, ponieważ zapewnia osobom fizycznym informacje potrzebne do wykonywania pracy odpowiednio i ułatwia spójność w jakości i integralności produktu lub wyniku końcowego. " Dlatego właściwe przygotowanie SOP jest kluczem do stworzenia podstaw dla osiągnięcia spójnych procesów. Wykonując kilka ogólnych kroków, można przygotować standardowe procedury operacyjne do użytku w organizacji.
Określ, jakie procedury lub procesy w twojej organizacji wymagają dokumentacji, aby być przeprowadzane w spójny sposób i które osoby są najbardziej wykwalifikowane do tworzenia powiązanych SOP. Podejście zespołowe może być stosowane zarówno do identyfikowania potrzeby SOP, jak i do pisania SOP.
Określić system numerowania, aby zapewnić odpowiednią kontrolę dokumentów dotyczących SOP. System numerowania powinien być wystarczająco elastyczny, aby umożliwić dowolną liczbę standardowych procedur operacyjnych i dowolną liczbę poprawek dla poszczególnych standardowych procedur operacyjnych. Poproś siebie lub przypisanĘ … osób kontrolujĘ … cych dokument o utrzymanie listy głównej, aby nie używały duplikatów.
Opracuj szablon SOP, z którego będą korzystać wszystkie standardowe procedury operacyjne za pomocą edytora tekstów. W przypadku procedur administracyjnych lub programowych szablon powinien zawierać co najmniej stronę tytułową, procedury (w tym cel, zakres, podsumowanie, definicje, kwalifikacje personelu, samą procedurę, listy kontrolne i zarządzanie rekordami), kontrolę jakości i referencje. W przypadku procedur technicznych lub laboratoryjnych szablon powinien zawierać co najmniej wszystkie sekcje dla SPO wymienionych powyżej, oprócz informacji o bezpieczeństwie, ostrzeżeń, zakłóceń, wyposażenia i materiałów eksploatacyjnych w sekcji procedur.
Napisz Standardową Procedurę Obsługi dotyczącą pisania Standardowych Procedur Operacyjnych dla Twojej organizacji, osobliwie nazywanych "SPO na SOP". Skorzystaj z opracowanego szablonu i określ swoje oczekiwania co do sposobu przygotowania wszystkich SOP, na przykład, kto identyfikuje potrzebę, kto przypisuje numer, jaki format i oczekiwania co do tego, co powinno być zawarte w każdej sekcji.
Przygotuj resztę SOP na podstawie metody przedstawionej w SPO na temat SOP, dokonując drobnych poprawek, aby poprawić proces przygotowania pod względem czasu i jakości wynikowych dokumentów.
Wskazówki
-
Spójrz na jak najwięcej przykładów SOP, jak przed przygotowaniem.
Ostrzeżenie
Upewnij się, że szablon SOP jest ostateczny przed wystawieniem go. Wszelkie zmiany oznaczają, że musisz zweryfikować każdy SOP napisany przy użyciu tego szablonu.
