Standardowe procedury operacyjne są niezbędne, aby zapewnić sprawną i skuteczną działalność. Gwarantuje to, że pracownicy wykonują standardowe zadania w ten sam sposób, a firma jest konsekwentna i dokładna. Ponadto standardowe procedury operacyjne zapewniają, że pracownicy wykonują swoją pracę w sposób bezpieczny i prawidłowy. Umiejętności komunikacyjne są wymagane do skutecznego wdrażania standardowych procedur operacyjnych. Wielkość firmy i procedury, które chcesz wdrożyć, określa sposób, w jaki przekazujesz je swoim pracownikom.
Oceń docelowych odbiorców tych procedur operacyjnych. Jeśli procedury dotyczą niewielkiej grupy osób, spotkanie grupowe działa najlepiej; jeśli mają zastosowanie do całej firmy, a jest to duża firma, masowy e-mail lub biuletyn może wydobyć słowo szybciej. Ewentualnie zorganizuj spotkanie z kierownikami działów i kierownikami oraz poinformuj ich o nowych procedurach. Poproś ich, aby poinformowali swoje grupy i wydziały o nowych procedurach.
Bądź zwięzły. Wyjaśnij, jakie są nowe procedury operacyjne i jak różnią się one od starych. Wyjaśnij cel wdrożenia nowych procedur. Opisz, w jaki sposób nowe procedury usprawnią działalność i jak wpłynie ona na pracowników. Na przykład może to zająć więcej czasu lub wpłynąć na sposób wykonywania pracy.
Organizuj szkolenia lub sesje jeden na jeden, jeśli procedury są skomplikowane. Warto poświęcić trochę czasu, aby upewnić się, że wszyscy w pełni rozumieją nowe procedury.
Powiedz pracownikom, jak postępować zgodnie z procedurami, nie pytaj. Poinformuj ich, że Ty lub inni menedżerowie będziecie monitorować ich zdolność do wdrożenia procedur. Daj im zachęty do zajęcia się nowymi procedurami, przypominając im, że nowe procedury poprawią ich zdolność do wykonywania swojej pracy.
Poproś o opinię na temat nowych procedur. Często wdrażane są procedury poprawiające aspekt działania. Nikt nie jest bardziej zaznajomiony z zaletami i wadami procedury niż ci, którzy jej używają bezpośrednio. Uzyskaj ich opinie, aby upewnić się, że procedura jest skuteczna.
Udostępnij instrukcje. Opublikuj procedury w wewnętrznej sieci, wyślij przypomnienia e-mail i przekaż wydruk dla pracowników.
