Dokumenty Google to potężne narzędzie do udostępniania plików, z którego firmy mogą publikować harmonogramy pracy. Możesz to osiągnąć, tworząc harmonogram bezpośrednio w Dokumentach Google. Regularnie publikując harmonogram prac dla pracowników, zapobiegasz nieporozumieniom, które mogą spowodować odsłonięcie zmian przez pracowników, którzy nie zdawali sobie sprawy, że zostali wyznaczeni do pracy.
Użyj szablonów darmowych harmonogramów pracy
Dokumenty Google przechowują ogromną bibliotekę darmowych i gotowych do użycia szablonów. Aby uzyskać dostęp do szablonu, otwórz nowy dokument Dokumentów Google, a następnie wyszukaj szablony ze słowami "harmonogram prac". Większość harmonogramów pracowniczych wykorzystuje format tygodniowy, ponieważ pracodawcy publikują je co tydzień. Jeśli żaden szablon nie spełnia wymagań harmonogramu, utwórz niestandardowy harmonogram w innym programie.
Utwórz niestandardowy harmonogram
Podobnie jak Dokumenty Google, Arkusze Google mają szablony, które menedżerowie mogą dostosowywać. Znajdź je w Arkuszach w menu Galeria szablonów. Wystarczy wybrać opcję Harmonogram z listy, a następnie dostosować pola, zastępując dane szablonu datami harmonogramów i nazwami pracowników. Usuń wszystkie niepotrzebne wiersze i kolumny.
Utwórz harmonogram od zera, otwierając nowy plik. Kliknij Rozpocznij nowy arkusz kalkulacyjny na stronie głównej i użyj nagłówka, aby nazwać dokument "Harmonogram tygodniowy" lub inną pożądaną nazwą. Użyj pierwszego rzędu, aby zdefiniować daty objęte harmonogramem.
Następnie utwórz wykres, na którym poziome nagłówki kolumn zawierają listę dni tygodnia, a wiersze zawierają czasy przesunięć. Wstaw nazwy pracowników do odpowiednich pól zmiany. Zapisz plik w Dokumentach Google pod odpowiednią nazwą pliku.
Zarządzaj uprawnieniami pracowników
Pracodawcy chcą, aby pracownicy zapoznali się z harmonogramem i prawdopodobnie pobrali plik do zapisania na komputerach lub urządzeniach osobistych. Jednak pracownicy nie powinni mieć możliwości edytowania harmonogramu. Domyślnie Dokumenty Google umożliwiają pracownikom czytanie i pobieranie udostępnionych im plików.
Udostępniaj pliki, klikając ikonę z sylwetką osoby i znak plusa oznaczający "Udostępnij". Wprowadź adresy e-mail pracowników, którym chcesz udostępnić plik. Sprawdź uprawnienia przed wysłaniem łącza e-mail, aby upewnić się, że dokument jest tylko do odczytu.
Aby uzyskać uprawnienia, wybierz "można wyświetlić" zamiast "można edytować", a następnie wybierz przycisk Udostępnij, aby opublikować harmonogram dla pracowników. Pracownicy otrzymują e-mail z powiadomieniem o opublikowaniu nowego harmonogramu. E-mail zawiera link do harmonogramu.
Ustaw regularne harmonogramy
Zachowanie szablonu harmonogramu ułatwia cotygodniowe planowanie. Ustaw standardowy dzień i godzinę opublikowania harmonogramu i udostępnienia go wszystkim pracownikom pocztą e-mail w tym samym czasie.
Nazwij pliki harmonogramów w łatwy do znalezienia sposób, taki jak "15 stycznia Shift Schedule". Zmniejsza to zamieszanie i umożliwia pracownikom szybkie zauważenie rozbieżności w harmonogramach lub problemów. Utwórz zasady firmy wymagające od pracowników powiadomienia o zmianach w harmonogramie.
