Niezależnie od tego, czy posiadasz małą firmę, czy dużą korporację, ważne jest właściwe przechowywanie i zarządzanie dokumentami tworzonymi w trakcie prowadzenia działalności. Mogą one obejmować wszystko, od plików cyfrowych i deklaracji podatkowych do umów i raportów projektów. To tam wkracza zarządzanie dokumentacją i dokumentacją. Jego głównym zadaniem jest przetwarzanie zarejestrowanych informacji, usprawnienie ogólnych procesów roboczych i szybsze pobieranie danych. Istnieje kilka rodzajów systemów zarządzania rekordami, z których każdy ma charakterystyczne cechy.
Co to jest system zarządzania rekordami?
Brakujące paragony biznesowe lub faktury, błędne dokumenty i uszkodzone pliki są częstymi skargami właścicieli firm. W latach 2005-2018 w USA ujawniono ponad 22 miliony rekordów w wyniku naruszenia danych. Ponadto pracownicy poświęcają połowę czasu na wyszukiwanie informacji związanych z działalnością firmy. Ponad 26 procent twierdzi, że zarządzanie danymi w ich organizacjach jest nieco chaotyczne.
Firmy duże i małe są zobowiązane do przechowywania swoich danych przez pewien czas. Na przykład wyciągi bankowe i karty kredytowe powinny być przechowywane w bezpiecznym miejscu przez co najmniej siedem lat. To samo dotyczy dokumentów przygotowania zeznania podatkowego. Wyciągi z rachunków inwestycyjnych, anulowane czeki i odcinki wypłat muszą być przechowywane przez co najmniej jeden rok.
Co się stanie, jeśli te dokumenty zostaną zgubione lub uszkodzone? Wyobraź sobie, że włączasz komputer, aby przekonać się, że został zhackowany. Jeśli twój budynek biurowy się zapali, wszystkie twoje pliki mogą zostać utracone na zawsze. Oczywiście, zawsze możesz zachować kopie w innym miejscu, ale wymagałoby to więcej miejsca i wyższych kosztów.
System zarządzania dokumentami, znany również jako system RMS, może znacznie ułatwić zadanie. Tego rodzaju oprogramowanie pozwala przechowywać, znajdować i wykorzystywać oficjalne zapisy jako dowód transakcji, płatności i innych operacji biznesowych. Najnowsze programy do zarządzania dokumentami i dokumentami mają zaawansowane funkcje, takie jak narzędzia wyszukiwania, funkcje skanowania, narzędzia do przechowywania i klasyfikacji, funkcje śledzenia zgodności i wiele innych.
Zarządzanie rekordami nie tylko zapewnia, że twoje pliki będą łatwo dostępne, gdy ich potrzebujesz, ale może również poprawić przepływ pracy i produktywność w Twojej organizacji. Pracownicy będą mogli szybko pobierać dane, przetwarzać informacje, identyfikować właścicieli każdej serii rekordów i eliminować zbędne dane.
Oprogramowanie do zarządzania zapisami w chmurze
Dzięki opartemu na chmurze systemowi zarządzania dokumentami wszystkie dokumenty są przechowywane w jednym miejscu. To cyfrowe rozwiązanie do przechowywania danych działa jak magazyn plików w Twojej organizacji, umożliwiając dostęp do nich w dowolnym miejscu i czasie. Jest to szczególnie przydatne dla firm z odległymi zespołami, a także z biurami w wielu lokalizacjach.
Ten typ oprogramowania RMS zapewnia bezpieczeństwo plików i eliminuje potrzebę stosowania dodatkowych programów do rutynowych kopii zapasowych. Ponadto umożliwia użytkownikom przypisywanie określonych plików innym członkom zespołu i wysyłanie powiadomień w czasie rzeczywistym zamiast wysyłania wiadomości e-mail tam iz powrotem. Ponieważ dane są przechowywane na serwerach hosta, jest on mniej podatny na ataki cybernetyczne.
Oprogramowanie Enterprise Records Management
Duże organizacje zazwyczaj wybierają oprogramowanie do zarządzania rekordami przedsiębiorstwa. Programy te mają zaawansowane możliwości i mogą przechowywać, organizować i przetwarzać duże ilości danych. Dzięki systemowi RMS przedsiębiorstwa łatwiej jest zarządzać fizycznymi i cyfrowymi zapisami, śledzić status i lokalizację każdego pliku oraz przenosić dane ze starszych systemów do najnowszego oprogramowania.
Aby uzyskać najlepsze wyniki, wybierz program z bezpiecznymi kontrolami dostępu użytkownika, indeksowaniem danych w czasie rzeczywistym i mechanizmami zarządzania usuwaniem. Wiarygodny system RMS dla przedsiębiorstw pozwala na przechowywanie rekordów, prowadzenie wyszukiwania pełnotekstowego oraz importowanie fizycznych i cyfrowych rekordów w dowolnym formacie z dowolnego źródła. Funkcje te mogą usprawnić działanie Twojej firmy i przyczynić się do lepszego podejmowania decyzji.
Tego typu oprogramowanie do zarządzania dokumentacją można podzielić na kilka innych kategorii. Systemy zarządzania treścią, systemy zarządzania dokumentami i cyfrowe systemy obrazowania to tylko niektóre z nich. Wybór do wyboru zależy od potrzeb i budżetu Twojej firmy.
