JISC InfoNet opisuje zarządzanie dokumentacją jako systematyczne zarządzanie wszystkimi rekordami wraz z informacjami lub danymi, które zawierają. W przeszłości te zapisy były przechowywane w formie papierowej, a każda duża organizacja miała rejestr, czasem obsadzony przez armię urzędników. Dzisiaj przejęły systemy zarządzania elektronicznymi dokumentami. Zarówno ręczne, jak i elektroniczne systemy zarządzania dokumentami mają wyraźne zalety i wady.
Odzyskiwanie i udostępnianie danych
Wiodącym powodem, dla którego wiele organizacji straciło dokumentację elektroniczną, jest łatwość, z jaką system elektroniczny umożliwia pobieranie i udostępnianie informacji. Gdy dane przechowywane są w formie papierowej i przechowywane w rejestrze, ich odzyskanie stanowi wyzwanie. Co więcej, informacje mogą być wykorzystywane tylko przez jedną osobę na raz. Podczas gdy systemy elektroniczne rozwiązują ten problem, one również napotykają inne wyzwania.
Koszt sprzętu i potencjał w przypadku starzenia się
Gdy organizacja traci elektronikę, na papierze przechowywane są ogromne ilości danych, które należy zeskanować i przechowywać w formacie cyfrowym. Sprzęt i oprogramowanie potrzebne do tego ćwiczenia kosztują znaczną ilość pieniędzy. Koszty początkowe na bok, znaczącą wadą systemów elektronicznych jest to, że zarówno sprzęt, jak i oprogramowanie stają się przestarzałe w stosunkowo krótkim czasie. Sprzęt może wymagać zmiany w ciągu zaledwie 18 miesięcy, a oprogramowanie zmienia się co 2-3 lata.
Systemy elektroniczne i problem ludzi
Wdrożenie systemu zarządzania dokumentami elektronicznymi wymaga zmiany postaw pracownika. Każda radykalna zmiana w organizacji jest postrzegana ze sceptycyzmem przez wielu pracowników, którzy nie są pewni w jaki sposób zmiany te wpłyną na nich. Kiedy starsze sposoby organizowania plików są zastępowane nowymi, pracownik odczuwa utratę kontroli i musi to zostać rozwiązane przez zapewnienia ze strony pracodawcy - i poparte sukcesem wdrożonego systemu.
Bezpieczeństwo i inne problemy
Dzięki zwiększonemu udostępnianiu informacji, które umożliwia elektroniczny system zarządzania zapisami, pojawia się kwestia bezpieczeństwa. Dopóki nie zostaną podjęte adekwatne środki, poufne dane firmy będą mogły trafić w niepowołane ręce. Ponadto zarządzanie zapisami może stać się problemem, gdy system jest zatkany niepotrzebnymi zapisami (takimi jak kopie dokumentów). Nierzadko zdarza się, aby znaleźć sytuacje, w których znaczna ilość przechowywanych dokumentów jest w rzeczywistości wiadomościami-śmieciami.
