Sukces firmy zależy od tego, w jakim stopniu zarządza się zasobami i pracownikami. Właściwe zarządzanie zwiększy szanse firmy na utrzymanie konkurencyjności na rynku. Jednym z kluczy do zarządzania aktywami w firmie jest prowadzenie obszernych, szczegółowych rejestrów wszystkich elementów związanych z działalnością. Wszystkie odnoszące sukcesy firmy mają dobre praktyki zarządzania rekordami i wykorzystują te informacje, aby decyzje obliczeniowe pozostały konkurencyjne. Oto kilka symptomów biznesu z kiepskim zarządzaniem rekordami.
Śledzenie przepływu pieniędzy
Jednym z największych symptomów złego zarządzania rekordami jest niemożność śledzenia przepływu pieniędzy. Przepływy obejmują zakupy dla biznesu, sprzedaż produktów, a czasami płatności dla pracowników. Wszystkie te elementy są potrzebne do oceny obszarów działalności, w których należy dokonać zmian. Udana firma musi być w stanie zrównoważyć i zważyć potrzeby finansowe niektórych obszarów, a także wydatki, które można wyciąć z procesu. Jeśli firma nie jest w stanie zrównoważyć swojej dokumentacji finansowej, jest to wyraźną oznaką złego zarządzania rekordami.
Nieliczne cele biznesowe
Udany biznes wyznaczy cele i cele, które będą wyzwaniem dla rozwoju firmy. Firmy, które nie mają dobrych praktyk w zakresie zarządzania rekordami, nie są w stanie wyznaczyć realistycznych celów, ponieważ nie mają pojęcia, w jakich obszarach firma jest doskonała i gdzie należy wprowadzić zmiany. Wyraźne oznaki firmy o słabych umiejętnościach w zakresie zarządzania rekordami to jedno z nieokreślonymi celami rynkowymi lub nierealistycznymi oczekiwaniami dotyczącymi rozwoju firmy. Jednym z przykładów jest ustalanie celów sprzedaży, ale nie jest w stanie rozprowadzać produktu na czas. Udany biznes z dobrymi zapisami wyznaczy realistyczne cele każdego roku i osiągnie większość z nich.
Rządowe grzywny lub kary
Firmy, które przechowują kiepską dokumentację, często napotykają problemy prawne z agencjami rządowymi zajmującymi się licencjonowaniem biznesowym. Zapisy są niezbędne do zarządzania działalnością i muszą być aktualizowane. Agencje rządowe będą prosić o sprawdzenie zapisów biznesowych podczas audytu lub oceny firmy. Jeśli firma nie jest w stanie wyświetlać dokładnych, aktualnych danych, może zostać ukarana grzywną lub firma może zostać tymczasowo wyłączona. Powtarzające się sankcje nałożone na firmę za liczne naruszenia to kolejny znak, że firma ma problemy z śledzeniem swoich działań i zmian w swoich zachowaniach dotyczących rejestrowania.
