W dobie technologii, procesów redundancji, terabajtów, gigabajtów i duplikatów informacji, zarządzanie rekordami jest przyziemną, ale krytyczną praktyką, którą wszystkie organizacje powinny zlikwidować. Coraz częściej podejście do zarządzania plikami danych staje się chlebem i masłem dobrego podejmowania decyzji biznesowych.
Co obejmuje zarządzanie rekordami
Zarządzanie rekordami obejmuje wiele obszarów gromadzenia danych, ich przechowywania i ewentualnego zniszczenia. Nauka podzielona jest na wiele kategorii: wprowadzanie i zbieranie, przechowywanie, redundancja i tworzenie kopii zapasowych oraz redukcja. Dane wejściowe i gromadzenie ustanawia protokoły dla pracowników, aby śledzić, jak tworzone są dane i system plików, które powinny być przestrzegane w celu łatwego późniejszego pobierania. Określa również, co należy przechowywać, a co nie. Pamięć masowa może obejmować zarówno pliki drukowane, jak i pliki elektroniczne oraz określa parametry, które są dozwolone, a które nie (tj. Dyski twarde a foldery papierowe w porównaniu do sieci lub dysków flash). Redundancja i backup wymagają zachowania kopii bezpieczeństwa ważnych informacji na wypadek katastrofy. I w końcu redukcja określa dopuszczalne metody niszczenia danych i eliminacji z systemów biznesowych.
Pomoc statystyczna w podejmowaniu decyzji
Zarządzanie rekordami pozwala na łatwe zbieranie statystyk. Duża część podejmowania decyzji biznesowych opiera się na analizie trendów. Analiza trendów jest rozwijana i budowana w oparciu o znajdowanie wzorców w informacji i danych oraz wyciąganie wniosków na temat zachowania tych wzorców. Im lepsze zarządzanie informacjami, tym lepsza analiza trendów i związana z tym wiedza biznesowa.
Unikanie utraty informacji
Innym kluczowym elementem zarządzania rekordami jest zapobieganie utracie danych. Może się to bardzo łatwo zdarzyć: plik zostanie usunięty, niewłaściwy folder zostanie zniszczony, a zły pracownik wyjdzie z budynku z poufnymi danymi.
Zarządzanie rekordami zapewnia, że istnieją procesy zapobiegawcze mające na celu uporządkowanie i przechowywanie informacji w sposób chroniony. W ten sposób powstają zwolnienia, takie jak systemy kopii zapasowych i wielokrotne repozytoria kopii, więc jeśli jeden system plików zostanie zniszczony, można go szybko zastąpić najnowszą kopią. Wreszcie, środki bezpieczeństwa pomagają w przechwytywaniu zapisów, które zostały naruszone, co może zagrozić dobru i interesom firmy.
Korzyści organizacyjne
Zarządzanie rekordami poprawia wydajność. Dane są szybsze, łatwiejsze, a podejmowanie decyzji jest lepsze dzięki natychmiastowej analizie i wyszukiwaniu informacji. Ulepszone prowadzenie rejestrów zmniejsza marnotrawstwo zasobów. Mniej miejsca na papier i przestrzeń do przechowywania są używane, gdy przestrzegane są odpowiednie protokoły. Należy unikać przypadkowego niszczenia i trwałej utraty, gdy właściwe zarządzanie rekordami zapewnia dostępność najnowszych kopii zapasowych. Prowadzenie dokumentacji zarządza również papierowym szlakiem, który pomaga bronić działań firmy w trakcie sporów sądowych. Wreszcie zarządzanie rekordami pomaga w utrzymaniu dobrej organizacji w kontaktach z klientami i projektami oraz w reagowaniu na nie. Poprzez utrzymywanie zorganizowanego systemu zbierania informacji cenne dane i informacje mogą być odzyskiwane w razie potrzeby specyficznej dla klienta lub projektu.
Outsourcing jako opcja
Wiele firm chce pozostać oddanych swoim głównym specjalnościom i nie chce tak bardzo dbać o utrzymanie systemów danych. W takich przypadkach może być bardzo korzystne korzystanie z partnera lub dostawcy w celu utrzymania i projektowania zarządzania rekordami, aby firma klienta mogła skupić się na swojej podstawowej działalności. Administracja sprowadza się do płacenia za usługę, która zapewnia, że przechowywane informacje są gromadzone i utrzymywane, ponieważ klient potrzebuje ich do podejmowania decyzji. Wiele dużych firm podążyło w tym kierunku, aby być bardziej wydajnym, czasami zlecając tylko usługi tworzenia kopii zapasowych, a inne przekazując całe systemy rekordów dostawcom w celu lepszego zarządzania.
