Dobre zarządzanie projektem oznacza dokumentowanie tego, co zrobisz, a także to, co zostało zrobione.Zarówno karta projektu, jak i zakres projektu są tworzone na wczesnym etapie początkowej fazy projektu, a każda z nich pomaga ukierunkować projekt we właściwym kierunku. Chociaż oba te dokumenty są kluczowe dla uzyskania projektu od podstaw, mają one bardzo różne cele, odbiorców i treść.
Upoważnienie
Karta ma jeden główny cel: upoważnić menedżera projektu do wykorzystania określonych zasobów do ukończenia projektu. Po drugie, karta powinna przypisać sponsora projektu. Te dwie osoby będą zarządzać projektem i wspierać go w wielu zespołach oraz w kilku fazach. Karta powinna być zwięzłym dokumentem, który rozpoczyna się krótkim wprowadzeniem do projektu, który zawiera cele, cel i datę zakończenia celu; zawierać tabelę wymieniającą kierownika projektu, sponsora i inne zainteresowane strony wykonawcze; i zamknij się podpisami z nazwanymi uczestnikami. Karta rzadko powinna być dłuższa niż dwie strony.
Zatwierdzenie
Ponieważ karta jest podpisana przez co najmniej jednego członka personelu wyższego szczebla, sponsora, zapewnia udokumentowaną dokumentację projektu. Karta jest często przekazywana członkom kierownictwa lub innym wysokim rangą członkom zespołu i służy stwierdzeniu, że projekt został zatwierdzony. Ponieważ wiele projektów jest zarządzanych w różnych działach, ta zgoda służy również powiadomieniu innych zespołów, że ich współpraca będzie potrzebna. Często karta jest prezentowana wraz z uzasadnieniem biznesowym, a te dwa dokumenty rejestrują powód projektu.
Cele
Zakres projektu określa parametry projektu. Początkowo przygotowywany jest dokument wstępnego zakresu (wraz z kartą i innymi dokumentami inicjującymi) w celu wyznaczenia celów. Ten dokument jest zwykle przedstawiany kierownictwu zespołu, który będzie współpracował z członkami zespołu projektowego, ale nie obejmuje sposobu wykonywania zadań. Na przykład w projekcie budowlanym zakres wstępny opisuje budowę, która ma zostać zbudowana, w tym liczbę pomieszczeń, powierzchnię kwadratową i liczbę wejść.
Odpowiedzialność
Dokument dotyczący zakresu pomoże zainteresowanym stronom ustalić, czy projekt jest kompletny. Ponieważ dokument dotyczący zakresu określa, co projekt będzie dostarczał, przydaje się w całym projekcie do określenia, czy projekt jest gotowy do pomyślnego zakończenia. Jeśli twój projekt ma zaimplementować pakiet oprogramowania, który obejmuje trzy aplikacje, a ukończyłeś dwa, nie dostarczyłeś obiecanego zakresu. Dokumenty zakresu często zmieniają się podczas projektu z tego powodu. W przeciwieństwie do karty, dokumenty zakresu są uważane za "żywe" dokumenty, a gdy odkryje się nowe informacje, cele można modyfikować.
