Terminy "koszty projektu" i "budżet projektu" są często omijane luźno na etapie planowania projektu. Podczas gdy niektórzy uważają, że oba terminy są zamienne, inni wiedzą, że istnieje różnica między tymi dwoma. Ważne jest, aby kierownik projektu rozumiał znaczenie tych terminów i wiedział, jak właściwie ich używać, aby uniknąć jakichkolwiek nieporozumień podczas zarządzania projektem i komunikowania się z kierownictwem firmy na temat jego postępów.
Budżet projektu
Termin "budżet projektu" odnosi się do budżetu, który pokazuje, w jaki sposób zostaną wydane pieniądze wydane na projekt. Rozbija szczegóły finansowe dotyczące wydatków i zakupów niezbędnych do pomyślnego zakończenia projektu. Budżet będzie pokazywał płace pracowników, zakupy maszyn, materiały eksploatacyjne, narzędzia i wynajem dla tymczasowych lokalizacji biurowych. Innymi słowy, kierownik projektu będzie w stanie uwzględnić każdy pojedynczy wydatek na projekt.
Koszty projektu
Termin "koszt projektu" odnosi się do całkowitej kwoty, której dany projekt będzie kosztował firmę. Kierownictwo wykorzystuje tę wartość, aby wprowadzić zmiany w innych budżetach firmy, takie jak budżety operacyjne, budżet główny i budżety wydatków, aby zrobić miejsce dla danego projektu. Całkowity koszt projektu jest obliczany poprzez sumowanie całkowitych kosztów w budżecie projektu, aby właściciele firm wiedzieli, ile odłożyć na bok.
Rozwój projektu i zmiany
Ogólny plan kosztów projektu ma wpływ, jeśli budżet projektu zostanie dostosowany podczas opracowywania i realizacji projektu. Na przykład na projekt mogą mieć wpływ nieprzewidziane okoliczności, takie jak złe warunki pogodowe lub brak siły roboczej w terenie. Budżet może ulec zmianie, jeśli maszyny ulegną zniszczeniu i należy je wymienić. Jeśli budżet zostanie zmieniony po zatwierdzeniu, dostosowany zostanie również ogólny plan kosztów projektu.
Korzystanie z kosztów i budżetu
Kierownictwo firmy zachowa pierwotnie planowane koszty projektu i ostateczne koszty projektu dla przyszłego planowania. Różnica w kosztach pokaże gdzie braki w planowaniu, co jest korzystne dla przyszłych projektów. Jest to również użyteczne z punktu widzenia zarządzania ryzykiem i środków zapobiegawczych, dzięki czemu budżet może być dokładniejszy dla przyszłych projektów lub zadań.
