Prowadząc firmę, musisz zdecydować, jakiego rodzaju systemu księgowego chcesz użyć. Możesz wybrać pomiędzy ręcznym lub automatycznym systemem księgowym. Chociaż systemy komputerowe są wygodne, istnieją pewne wyraźne zalety, które mogą zapewnić ręczne systemy księgowe.
Unikaj skurczonych danych
Jedną z zalet korzystania z ręcznego systemu księgowego jest to, że wiesz, że twoje dokumenty będą zawsze dostępne, kiedy ich potrzebujesz. Nie zawsze tak jest w przypadku korzystania z systemu komputerowego. Kiedy używasz skomputeryzowanego systemu księgowego, wiele razy dane zostaną uszkodzone i nie będzie już można uzyskać dostępu do tych informacji. W tym momencie możesz potencjalnie stracić dane z lat, których bardzo potrzebujesz dla swojej firmy.
Błędy powielania
Korzystając z ręcznego systemu rozliczeniowego, nie musisz martwić się o błędy powielania. W przypadku skomputeryzowanego systemu istnieje szansa, że skopiujesz niewłaściwy plik i użyjesz przestarzałego zestawu liczb. Dzięki ręcznemu systemowi masz po prostu książkę z danymi. Duplikowanie danych byłoby bardzo zaangażowanym procesem, który prawdopodobnie nie wystąpi. Pomaga to uniknąć użycia niewłaściwych danych.
Dokonywanie zmian
Kolejną zaletą ręcznych systemów księgowych jest to, że łatwiej je wprowadzać. Gdy chcesz zmienić wpis w swojej księdze, wystarczy wziąć gumkę i skasować wpis. Następnie możesz napisać nowy wpis w pustym miejscu. Gdy zajdzie potrzeba zmiany wpisu w skomputeryzowanym systemie księgowym, konieczne może być wpisanie hasła i znalezienie odpowiedniego pliku, zanim będzie można go zmienić. Zajmuje to więcej czasu i może powodować problemy.
Dostępność
Kolejną zaletą korzystania z ręcznego systemu księgowego jest to, że jest łatwo dostępny dla każdego, kto potrzebuje tych informacji. Na przykład właściciele firm mogą polegać na swoich pracownikach księgowych, którzy zajmują się oprogramowaniem księgowym i zawartymi w nim informacjami. Jeśli właściciele potrzebują dostępu do niektórych danych w systemie, muszą czekać na kogoś z działu księgowości, aby je dla nich uzyskać. Dzięki ręcznemu systemowi mogą z łatwością zajrzeć do książki i zdobyć informacje samodzielnie.
