Biblioteka jest tak dobra, jak jej system indeksowania: bez Dewey Decimal, Library of Congress i jakiegoś katalogu tomu, nikt nie mógłby znaleźć odpowiedniej książki szybko lub niezawodnie, aby biblioteka była użyteczna. Dopóki współczesne biblioteki publiczne nie stały się normą w połowie XIX wieku, profesjonalni bibliotekarze zapamiętali położenie ich opieki nad dziećmi. Później systemy ręczne, takie jak katalogi kart, pomogły patronom odnaleźć lokalizację książek, które chciały. Od lat 90. XX wieku większość bibliotek zautomatyzowała niektóre aspekty ich działalności. Pomimo kosztów i wysiłku związanego z instalacją tych systemów, są one lepszym modelem, gdy weźmie się pod uwagę wady wcześniejszych metod.
Luka w zabezpieczeniach ludzkiego błędu
Każdy system, z którym ludzie pracują, jest podatny na błędy popełniane przez rozproszonego, zmęczonego lub niekompetentnego członka zespołu. Zautomatyzowane systemy nadal wymagają interakcji człowieka, ale zmniejszają liczbę decyzji lub operacji, które człowiek musi wykonać. Niezależnie od tego, czy zgłoszenie prośby o rezerwę patrona, czy śledzenie pojawienia się nowych książek, każdy krok obsługiwany przez komputer powoduje, że cały system jest bardziej wydajny, ponieważ jest mniej podatny na błędy.
Koszty zwiększają się w czasie
Zainstalowanie zautomatyzowanego systemu może kosztować od 20 000 do 50 000 USD na bibliotekę tylko dla samego sprzętu. Pomimo tych kosztów początkowych, automatyzacja oszczędza pieniądze w miarę upływu czasu. Oszczędności te występują w dwóch postaciach. Wiele operacji, po ich uruchomieniu, jest kontynuowanych bez udziału pracownika - na przykład generowanie raportów o żądaniach pożyczek między bibliotekami lub wysyłanie elektronicznych zaległych powiadomień. Operacje, które nadal potrzebują człowieka - takie jak przetwarzanie zwróconych książek - zdarzają się szybciej dzięki wsparciu automatyzacji. W obu przypadkach biblioteka może albo zmniejszyć liczbę personelu, aby zmniejszyć jej budżet, albo zastosować zaoszczędzone środki do bardziej zorientowanych na klienta zadań i programów.
Wyszukiwania trwają dłużej i są mniej wydajne
Wyszukiwanie konkretnej książki w katalogu kart - najbardziej kultowy system biblioteki ręcznej - oznacza przechodzenie z jednego indeksu do drugiego po zmianie wyszukiwania z autora na tytuł. Dzięki zautomatyzowanemu systemowi możesz za pomocą kilku kliknięć przeprowadzić dowolne wyszukiwanie z tej samej lokalizacji. Oszczędza to czas klientów w porównaniu do starego sposobu i wymaga mniejszej pomocy ze strony pracowników biblioteki. Ponieważ wszystkie indeksy są wirtualne, a nie fizyczne, zautomatyzowany system może mieć więcej kategorii wyszukiwania bez dodawania kolejnego mebla. Patrony mogą wyszukiwać według szerszej gamy słów kluczowych i pojęć niż w przypadku katalogu kart. Zautomatyzowane katalogi można również umieścić w Internecie, umożliwiając opiekunowi potwierdzenie, że książka jest dostępna w domu, zamiast przychodzić do biblioteki i czuć się zawiedziona.
Pozostało na autostradzie informacyjnej
Biblioteki i informacje stają się cyfrowe w szybkim tempie. Każda biblioteka wciąż korzystająca z ręcznego systemu operacyjnego nie może łączyć się z zasobami cyfrowymi. Dzięki temu udostępnianie informacji i publikacji jest znacznie trudniejsze i bardziej czasochłonne niż w przypadku zautomatyzowanego systemu. Wraz z postępem XXI wieku, a zasoby stają się w pełni cyfrowe, patroni bibliotek manualnych nie będą w stanie uzyskać dostępu do rosnącego odsetka informacji.
Ograniczanie przyszłości
E-książki, podcasty, blogi i samouczki wideo są częścią tego, w jaki sposób współczesny świat przekazuje sumę ludzkiej wiedzy. Biblioteki z ręcznymi systemami mają ograniczony dostęp do tego rosnącego zasobu pracy. W przeciwieństwie do tego każdy automatyczny system jakości zapewnia domyślnie dostęp zdalny i lokalny do większości tych zasobów.
