Firmy często używają skomputeryzowanego systemu księgowego do przetwarzania i utrzymywania transakcji i zapisów księgowych. System absorbuje i przechowuje te dane za pomocą modułów takich jak: zobowiązania, należności, saldo prób i lista płac. Skomputeryzowany system księgowy jest specjalnie zaprojektowany dla określonej firmy lub jest kupowany od strony trzeciej (np. Timberline lub MAS 200). Skomputeryzowany system księgowy jest cennym narzędziem dla wielu firm.
Prędkość
System szybko przetwarza dane. Po wprowadzeniu informacji do odpowiedniego modułu, takiego jak listy płac lub rachunki, system natychmiast je przetwarza i przechowuje.
Automatyczne generowanie
Większość skomputeryzowanych systemów księgowych ma takie funkcje, jak wprowadzanie zamówień i generowanie powiązanych faktur. Pracodawca może tworzyć konta dla swoich klientów, przechowując ich nazwiska, adresy, zamówienia i faktury tak długo, jak to konieczne. Skomputeryzowany system umożliwia także pracodawcy tworzenie i drukowanie wyciągów z konta. Ponadto wiele systemów księgowych ma funkcję płac, która umożliwia pełne przetwarzanie listy płac, w tym generowanie i drukowanie czeków i raportów.
Aktualność
Pracodawca może drukować i ponownie drukować zamówienia klientów, faktury i wszystkie inne transakcje księgowe, zgodnie z wymaganiami. Może również łatwo znaleźć dane płacowe pracowników, takie jak aktualny adres i kwota płatności bez konieczności przeszukiwania szafek na dokumenty, aby zlokalizować akta osobowe.
Eliminuje ręczne przetwarzanie
Skomputeryzowany system księgowy eliminuje ręczne przetwarzanie. To ostatnie wiąże się z przetwarzaniem i rejestrowaniem przychodów, wydatków, zysków, strat i ręcznego uzgadniania przez firmę, stwarzając wiele miejsca na błędy. Transakcje płacowe i transakcje podatkowe firmy są również rejestrowane ręcznie. Dzięki skomputeryzowanemu systemowi księgowemu pracodawca ma bardziej płynny proces prowadzenia dokumentacji i równoważenia.
Motywacja personelu
Skomputeryzowany system księgowy często wymaga od pracowników poddania się szkoleniom, aby zdobyć nowe umiejętności, dzięki czemu czują się zmotywowani. Co więcej, pracodawca może zlecić szkolenie innemu przedstawicielowi firmy programistycznej, co powoduje mniejszy nacisk na pracowników, aby sami zarządzali szkoleniami.
Upraszcza audyty
Jeśli rząd federalny lub stanowy zdecyduje się przeprowadzić audyt firmy, skomputeryzowany system księgowy upraszcza ten proces. Zwykle przed audytem audytor informuje pracodawcę pocztą o konkretnych dokumentach wymaganych do audytu. W zależności od charakteru audytu dokumenty mogą zawierać wyciągi podatkowe, rejestry list płac i plan kont.
Skomputeryzowany system księgowy może przechowywać wiele lat informacji. Jeśli audyt tego wymaga, pracodawca może uzyskać dostęp do informacji sprzed wielu lat. Jeśli podczas audytu audytor spontanicznie zażąda dokumentu księgowego, pracodawca może szybko odzyskać go z systemu zamiast grzebać w skrzynkach magazynowych w celu zlokalizowania wydruków papierowych.
Zmniejsza przywłaszczenie
Skomputeryzowane oprogramowanie księgowe utrudnia pracownikom wykradanie pieniędzy z firmy. Na przykład, jeśli pracownik płacący płaci więcej niż dozwolona kwota, najprawdopodobniej jej kradzież zostanie wykryta, ponieważ system księgowy przechowuje wszystkie zapisane transakcje.
