Dziedzina rachunkowości opiera się na precyzyjnej organizacji i analizie liczb i danych finansowych. To sprawia, że jest to idealne miejsce dla skomputeryzowanych narzędzi ułatwiających życie ludzkim księgowym i umożliwiających firmom tworzenie dokładniejszych raportów finansowych. Ale aby mieć pozytywny wpływ, skomputeryzowane systemy księgowe wymagają starannego planowania i świadomości przed ich wdrożeniem.
Zwiększona produktywność
Księgowi, którzy mają dostęp do skomputeryzowanych systemów księgowych, mogą pracować szybciej i cieszyć się zwiększoną produktywnością. Oprogramowanie pozwala księgowym na dokonywanie zmian szybciej niż dostosowanie drukowanej księgi lub wykresu. Mniej czasu poświęcanego na przetwarzanie danych daje księgowym więcej czasu na analizę danych i maksymalne wykorzystanie ich. Wyświetlanie danych finansowych na ekranach komputerów jest także bardziej wydajne i przyjazne dla środowiska niż drukowanie raportów papierowych nawet w przypadku niewielkich zadań. Narzędzia do organizacji danych ułatwiają znalezienie konkretnych informacji w dowolnym momencie.
Zwiększona dokładność
Skomputeryzowany system księgowy zmniejsza ryzyko błędu ludzkiego. Komputery przetwarzają liczby i wykonują obliczenia ze 100-procentową dokładnością, co eliminuje możliwość błędu matematycznego prowadzącego do niedokładnego wyniku. Oprogramowanie księgowe umożliwia także regularne tworzenie kopii zapasowych kluczowych danych w celu odzyskania danych w przypadku awarii systemu lub naruszenia bezpieczeństwa. Chociaż w przypadku wprowadzania danych istnieje jeszcze miejsce na błędy, oprogramowanie księgowe może zidentyfikować niespójności, a nawet pomóc w naprawieniu prostych błędów.
Koszty
Aktualizacja tradycyjnego działu księgowości w celu korzystania z skomputeryzowanego systemu może stanowić znaczny koszt, szczególnie dla większej firmy. Oprócz reorganizacji personelu i zakupu oprogramowania księgowego, firma musi również inwestować w nowe komputery, regularne aktualizacje oprogramowania, szkolenia i nowe zasady rekrutacji, aby zatrudniać księgowych, którzy znają system lub mogą nauczyć się go szybko używać.
Potrzeba ludzka
Pomimo postępującej złożoności skomputeryzowane systemy księgowe nie mogą w pełni zastąpić ludzkich księgowych. Dziedzina rachunkowości wymaga decyzji o sądzie i myśli improwizacyjnej, których nawet najbardziej wyrafinowane oprogramowanie nie może zrobić. Księgowi muszą również zrozumieć zmieniający się krajobraz przepisów prawnych i polityki firmy, z których część znajduje zastosowanie w nowych wersjach skomputeryzowanych systemów księgowych i innych, które kontrolują sposób, w jaki księgowi wykorzystują swoje skomputeryzowane narzędzia.
