Schemat przepływu pracy wizualnie przedstawia ruch i transfer zasobów, dokumentów, danych i zadań w całym procesie pracy dla danego produktu lub usługi. Z powodzeniem zbudowany schemat blokowy będzie przedstawiać poprawny przepływ pracy szybko i wyraźnie.
Poprawa wydajności i unikanie wąskich gardeł
Wiele procesów roboczych może być skomplikowanych i złożonych, dlatego ważne jest wizualne przedstawienie sposobu realizacji zadań w celu poprawy zrozumienia i wydajności pracowników. Diagramy przepływu pracy jasno określają, kto jest odpowiedzialny za każdy etap, jakie dokumenty i zasoby są im potrzebne oraz ile czasu potrzeba na każdym etapie. Znajomość ról pracowników i wymagań w zakresie zasobów dla produkcji pozwala zarządowi łatwo określić słabe punkty i złagodzić wąskie gardła. Wąskie gardła to dowolne aspekty przepływu pracy, które utrudniają i spowalniają ogólny czas cyklu procesu.
Zwiększenie odpowiedzialności i komunikacji
Wizualne reprezentowanie całego procesu workflow pozwala pracownikom lepiej zrozumieć nie tylko swoje obowiązki zawodowe, ale także role innych pracowników, co zwiększa odpowiedzialność. Stworzenie udanego, dokładnego schematu przepływu pracy zwiększa wiedzę w miejscu pracy z powodu wymaganych badań i kompilacji danych. Komunikacja poprawia się również, gdy pracownicy lepiej rozumieją proces przepływu pracy.
Używanie kształtów do pokazania aktywności
Diagramy przepływu pracy wykorzystują określone kształty, które odpowiadają różnym rodzajom działań. Owalny pokazuje, gdzie zaczyna się i kończy przepływ pracy. Prostokąty reprezentują aktywność procesu, zadanie lub analizę. Diamenty oznaczają proces decyzyjny, zwykle skutkujący dwoma możliwymi kierunkami pracy. Jeśli odpowiedź na decyzję jest twierdząca, przepływ pracy jest kontynuowany na zamierzonej trasie, ale jeśli odpowiedź brzmi "nie", przepływ pracy może wymagać innej drogi, aby rozwiązać problem. Diagram z wieloma kształtami diamentów może trudniej podążać wzrokowo. Kręgi przedstawiają połączenia od jednej aktywności do drugiej.
Wdrażanie diagramów przepływu pracy
Chociaż projektowanie schematu przepływu pracy może być długim i czasochłonnym procesem, jego implementacja może być trudniejsza. Menedżerowie nie mogą po prostu zamieścić diagramu w miejscu pracy i oczekiwać, że pracownicy dostarczą go bez żadnych wskazówek. Większość wykresów musi być połączona z teorią poprawy przepływu pracy, taką jak lean manufacturing, Six Sigma lub całkowite zarządzanie jakością. (Patrz odniesienie 1)
Alternatywy dla diagramów przepływu pracy
Niektóre firmy używają alternatyw dla diagramów przepływu pracy, takich jak proces, planowanie biznesowe i kontrola przepływu. Proces lub mapa procesu jest bardzo podobnym pojęciem do schematów przepływu pracy i schematów przepływu pracy. Proces pracy jest bardziej szczegółowy niż przepływ pracy, koncentrując się bardziej na nakładach i wynikach niż na przekazywaniu danych, dokumentów i obowiązków zadań. Planowanie biznesowe koncentruje się raczej na celach długoterminowych niż na poprawie obecnego przepływu pracy. Menedżerowie zainteresowani kontrolą przepływu szczególnie starają się poprawić kontrolę zapasów.
