Komunikacja zewnętrzna to sposób, w jaki firma lub organizacja komunikuje się z osobami spoza struktury organizacyjnej. Dotyczy to zarówno klientów i klientów, dostawców mediów i partnerów biznesowych, jak i podmiotów pozyskujących fundusze, a także praktycznie wszystkich osób, które nie figurują na liście płac firmy. Dobra komunikacja zewnętrzna jest równie ważna jak dobra komunikacja wewnętrzna, dlatego należy zachować szczególną ostrożność, aby zapewnić, że osoby spoza firmy będą traktowane z taką samą troską i szacunkiem, jak osoby w firmie.
Zbierz zewnętrzne opinie. Informacje zwrotne odnoszą się do raportów zgłaszanych do firmy przez wszystkie zewnętrzne źródła, które określają mocne i słabe strony Twojej zdolności do dostarczania usług i produktów. Niezależnie od tego, czy klienci dzwonią, aby złożyć skargę, czy oferujesz ankiety klientom, którzy oceniają Twoje wyniki lub używają innej metody, informacja zwrotna wskaże luki w zdolnościach komunikacyjnych.
Rozwiąż problemy z komunikacją zewnętrzną, które znajdziesz. Może się okazać, że klienci czują, że nie są traktowani z szacunkiem lub że są obsługiwani przez przedstawicieli firmy. Może się okazać, że twoja poczta e-mail błędnie odbiera wiadomości od klientów jako spam, aby żądania i pytania nie były odbierane. Istnieją setki potencjalnych problemów z komunikacją zewnętrzną. Gdy dowiesz się dokładnie, co powoduje nieporozumienia, możesz kontynuować.
Stwórz rozwiązanie problemów z komunikacją zewnętrzną. Na przykład, jeśli klienci zgłaszają, że przedstawiciele używają zbyt dużego żargonu technicznego, następnie szkolą przedstawicieli, aby rozbić sprawy tak, jak jest to potrzebne. Jeśli klienci zgłaszają, że usługa telefoniczna nie działa, należy ją naprawić i ustawić tak, aby była jak najłatwiejsza w nawigacji. Jeśli klienci online chcą więcej informacji, zaktualizuj swoją witrynę i zaoferuj im możliwość śledzenia zamówień lub uzyskania pomocy od przedstawiciela. Niezależnie od rozwiązania, powinno ono rozwiązać problem i przedstawić praktyczną poprawkę.
Zbierz opinie na temat rozwiązania problemu z komunikacją zewnętrzną. Musisz uzyskać odczucia osób, których dotyczy to rozwiązanie, aby sprawdzić, czy problem został rozwiązany, zarówno dla pracowników Twojej firmy, jak i dla zewnętrznych przedstawicieli uczestniczących w procesie komunikacji zewnętrznej.
