Robert Kent, były dziekan Harvard Business School, powiedział to najlepiej: "W biznesie komunikacja to wszystko". Często nazywana miękką umiejętnością, komunikacja zapewnia niezbędne połączenie wszystkich podstawowych funkcji w organizacji. Kiedy personel i administracja skutecznie angażują się we wszystkie formy pisemnej i ustnej komunikacji, organizacja poprawia swoją rentowność i wiarygodność w środowisku biznesowym.
Standaryzuj metody komunikacji. Każda osoba w organizacji ma preferowany styl komunikacji: e-mail, poczta głosowa, notatki, intranet firmy lub rozmowy twarzą w twarz. Problemy pojawiają się, gdy pracownicy polegają w dużej mierze na jednej konkretnej metodzie, takiej jak notatki, i unikają bezpośredniego kontaktu z kolegami. Jeśli jesteś menedżerem lub przełożonym, wyraźnie wskaż preferowaną metodę komunikacji dla określonych sytuacji dla wszystkich pracowników.
Promuj więcej komunikacji twarzą w twarz. Pracownicy mogą zręcznie przekazywać informacje faktyczne drogą elektroniczną za pomocą poczty elektronicznej, intranetu, faksu i poczty głosowej. Ale muszą oni używać bardziej bezpośredniego podejścia do ludzkich emocji; na przykład promocje, obniżki, upomnienia, różnice opinii i wiadomości z gratulacjami.
Ćwicz aktywne słuchanie. Wyjdź poza słuchanie tylko treści mowy danej osoby. Słuchaj całej osoby uważnie obserwując wyraz twarzy, gesty i zmiany w postawie. Słuchaj bez osądzania i nie przerywaj. W odpowiednich odstępach czasu powtórz to, co Twoim zdaniem usłyszałeś, i poproś pracownika o dalsze wyjaśnienia.
Szanuj różnorodność. Miejsce pracy nie jest już jednorodne; pracownicy odzwierciedlają różnice w wieku, rasie, pochodzeniu etnicznym, zdolnościach fizycznych i orientacji seksualnej. Jako kierownik lub przełożony musisz mieć świadomość różnych stylów komunikacji i pracy. Na przykład niektórzy azjatyccy pracownicy mogą nie być w stanie komfortowo z bezpośrednim kontaktem wzrokowym. W takich przypadkach komunikacja twarzą w twarz może być niezręczna i stresująca.
Zwiększaj uczestnictwo pracowników podczas spotkań. Wyznacz innego facylitatora na każdym spotkaniu; da to każdemu pracownikowi możliwość poprawy umiejętności przywódczych i komunikacyjnych. Rozpocznij każde spotkanie od innego lodołamacza i aktywnie zabiegaj o opinie ciszej pracowników.
