Każda firma, która sprzedaje produkt, ma zasoby reklamowe. Produkty muszą być dokładnie wycenione, aby zmaksymalizować zyski i być konkurencyjne wobec rywali rynkowych. W tym celu należy znać wartość produktów i koszt ich wytworzenia. Oto dwa sposoby rejestrowania i śledzenia tej istotnej informacji - systemów ciągłych i okresowych zasobów.
Definiowane zasoby
Większość myśli o zapasach jako podaży przedmiotów dostępnych do sprzedaży. Chociaż jest to prawdą, inwentarz jest również nazwą różnych kont, na których księgowy lub księgowy rejestruje te informacje. Sprzedawca, który kupuje produkty gotowe i odsprzedaje je, może mieć stosunkowo prosty system inwentaryzacji; producenci będą mieli znacznie więcej kont do śledzenia wartości produkcji w toku i wartości surowców wykorzystywanych w procesie produkcyjnym.
System wieczystych zapasów
Dzięki systemowi ciągłej inwentaryzacji wszystkie transakcje są zapisywane na koncie zapasów w miarę ich pojawiania się. Saldo konta odzwierciedla dostępne zapasy w dowolnym momencie. Fizyczne opóźnienie w zapisie transakcji to wszystko, co oddziela saldo na koncie od bycia w czasie rzeczywistym. Dzięki rozwiązaniom technologicznym, takim jak skanery w punktach sprzedaży, opóźnienie to może być bardzo małe. Ponieważ liczba zapasów i wartości są utrzymywane stale, nie jest wymagana fizyczna liczba zapasów w systemie wieczystym.
System okresowych zapasów
System okresowy wykorzystuje wiele kont do rejestrowania sprzedaży, zakupów nowego produktu i zwrotów od klientów, między innymi. Konta te są utrzymywane do końca okresu inwentaryzacji - który może być miesięczny, kwartalny lub w dowolnym innym okresie ustalonym przez firmę - następnie uzgadniane z kontem zapasów. W tym czasie konta transakcji są wyzerowywane w ramach przygotowań do kolejnego okresu magazynowego. Okresowy system inwentaryzacji również wymaga fizycznej inwentaryzacji na koniec okresu. Dokonano wszelkich niezbędnych korekt na koncie zapasów, a okres jest zakończony.
Nadzór regulacyjny
Zapasy są aktywami, podobnie jak gotówka i nieruchomości. Podobnie jak inne zasoby, inwentarzami mogą manipulować pozbawieni skrupułów menedżerowie. Ustawa Sarbanes-Oxley z 2002 r., Uchwalona w odpowiedzi na skandale dotyczące księgowości publicznej w tamtych czasach, skodyfikowała wymóg, aby informacje przekazane przez przedsiębiorstwo były dokładne we wszystkich istotnych aspektach. Firmy muszą sprawdzić, czy stosowane kontrole wewnętrzne są odpowiednie i skuteczne oraz czy wszystkie sprawozdania finansowe są dokładne. Przewidziane są kary za nieprzestrzeganie. Ustawa w znacznym stopniu przywróciła zaufanie do dokładności informacji dostępnych dla potencjalnych inwestorów.
Jak wybrać
Głównym czynnikiem decydującym o tym, czy użyć systemu okresowego, czy też wieczystego, jest zdolność firmy do rejestrowania danych o sprzedaży w momencie jej wystąpienia. Technologia sprawia, że jest to bardziej prawdopodobne niż kiedykolwiek wcześniej, więc wiele firm zdecyduje się na system wieczysty. Firma, która z jakiegokolwiek powodu nie jest do tego przystosowana, może wybrać system okresowy. W obu przypadkach zasady dotyczące rozliczania zapasów podlegają obowiązującym przepisom prawnym i standardom rachunkowości, znanym w Stanach Zjednoczonych jako ogólnie przyjęte zasady rachunkowości (GAAP).
