Większość osób w biznesie rutynowo przesyła dokumenty jako załącznik do wiadomości e-mail. Najlepiej jednak stworzyć ładny folder do korespondencji pocztowej. Twoim celem w pisaniu każdego dokumentu w celach biznesowych jest podanie informacji potrzebnych drugiej stronie w profesjonalnym języku. Nie oznacza to, że język powinien być wysoki lub niejasny. Jeśli ci, którzy przeczytają dokument, mogą nie do końca zrozumieć, zastanówcie się nad stworzeniem oddzielnej strony z wypunktowanymi informacjami, aby objaśnić główny dokument.
Zbierz wszystkie informacje potrzebne do twojego dokumentu. Podaj jasne informacje w dokumencie w rozmiarze czcionki, który inni mogą łatwo przeczytać. Eksperymentuj z rozmiarami czcionek i stylami drukowania, aby uzyskać dobre wrażenie wizualne. Poproś osobę, której ufasz, o sprawdzenie dokumentu przed wysłaniem go.
Umieść nazwisko, tytuł i dział osoby, która otrzyma dokument. Dołącz imię i nazwisko autora dokumentu, adres e-mail i numery kontaktowe do telefonu. Wpisz ten rodzaj informacji w prawym górnym rogu strony tytułowej lub wyśrodkuj tę informację na dole.
Napisz streszczenie podsumowujące, jakie informacje dostarcza dokument. Powiedzmy na przykład, że dokument jest ofertą dla zlecenia. Ogranicz streszczenie wykonawcze do połowy strony lub mniej. Zapisz tę sekcję tak, jakby czytelnik nie miał pojęcia o jakichkolwiek informacjach dostarczonych w dokumencie. Podsumowanie powinno dostarczyć informacji, że osoba otrzymująca dokument może potrzebować udostępnienia innym osobom.
Podaj informacje dotyczące projektu, który chcesz omówić, zaczynając od najważniejszych informacji. Zaangażuj czytelnika i postaraj się trzymać go przez każdy akapit. Dokumenty biznesowe stają się nudne ze zbyt dużą ilością słów. Utwórz podtytuły, aby przedstawić informacje w bardziej interesujący sposób.
Pomaluj obraz słowami. Pomóż czytnikowi wizualizować punkty, które próbujesz wykonać, używając języka opisującego, co musi się wydarzyć.
Ostrzeżenie
Napisz dowolny dokument biznesowy na poziomie edukacji czytelnika. Jeśli planujesz wynająć firmę wydobywczą, aby pozyskać brud z placu budowy, użyj języka, którego firma używałaby w swoich codziennych działaniach, a nie naukowego opisu.
