Dokumenty wymagań biznesowych wyjaśniają, co firma musi zrobić, aby rozwiązać istniejące problemy i / lub uzyskać nowe możliwości. Jednak dokumenty te nie opisują, jak wdrożyć rozwiązanie - jest to kolejny krok. Analitycy biznesowi przygotowują dokumenty wymagań po przeprowadzeniu szeroko zakrojonych badań dotyczących firmy i jej branży. Badania powinny obejmować szeroko zakrojoną komunikację z interesariuszami stosownie do zakresu dokumentu.
Cele biznesowe
Mimo że opis firmy w celach biznesowych to "zarabianie pieniędzy", cele są często bardziej złożone i kwalifikowane. Dobrym miejscem do rozpoczęcia dokumentowania celów biznesowych jest zbadanie korporacyjnej misji, która powinna wyjaśniać podstawowe wartości firmy, rynki, na których chce konkurować, filozofię zarządzania i to, co chce osiągnąć, nie tylko zarabiając pieniądze. Na przykład deklaracja misji może wskazywać, że firma chce tworzyć innowacyjne rozwiązania, które mają istotną wartość społeczną.
Identyfikacja zakresu
Niezbędne jest zidentyfikowanie zakresu dokumentu wymagań, tak aby adresował on konkretną przestrzeń problemową. Sponsoring dokumentów ma często charakter organizacyjny, co ogranicza zakres projektu. Na przykład dział wysyłki może zlecić dokument wymagań biznesowych ze względu na rosnącą liczbę skarg klientów dotyczących opóźnień w wysyłce.
Fakty w konflikcie z celami
Kolejnym zadaniem analityka jest dokumentowanie faktów sprzecznych z celami biznesowymi. Załóżmy na przykład, że celem biznesowym jest bycie liderem w określonym segmencie rynku w branży. Jeśli firma straci udział w rynku w stosunku do konkurentów w tym segmencie, analityk udokumentuje fakty, określi skalę utraty rynku, zaoferuje możliwe przyczyny tego zjawiska i określi jeden lub więcej celów biznesowych, które nie są spełnione. Aby ukończyć tę sekcję, analityk musi skompilować kompleksowy zestaw konfliktów celów / faktów, logicznie zorganizowanych w różne kategorie w zakresie problemu.
Obecne procedury
Kolejna część dokumentu wymagań powinna szczegółowo opisywać niektóre aspekty bieżących operacji i zasad. Łatwo jest przejść za burtę, więc doświadczony analityk koncentruje się na działaniach, które przyczyniają się do zakresu problemu. Na przykład analityk może opisać, w jaki sposób firma obsługuje dane i towary od momentu otrzymania zamówienia do daty wysyłki. Opis powinien wskazywać na wszelkie nieefektywności, które przyczyniają się do opóźnień. Analitycy korzystają z różnych narzędzi graficznych, aby pokazać, w jaki sposób dane, materiały i koszty przepływają przez organizację. Analityk powinien również uwzględnić wszelkie ograniczenia wpływające na bieżące i przyszłe operacje.
Zorganizuj do działania
Ostatnia część dokumentu wymagań biznesowych zawiera zestaw celów, które opisują, co należy spełnić, aby usunąć konflikty między celami a rzeczywistością. Na tym etapie analityk musi oprzeć się pokusie, aby szczegółowo doradzić, jak rozwiązać problemy. Na przykład analityk może wymieniać "skrócenie czasu zatwierdzania zamówień o 20 procent" jako wymóg biznesowy, ale nie "zainstalować nowego systemu zamawiania". Analityk powinien sporządzić listę i diagramy departamentów i procedur, na które wpłyną wymagania biznesowe. Dokument powinien również zawierać harmonogram i budżet na określenie szczegółowych rozwiązań. Później dokument projektowy projektu zaproponuje sposób na spełnienie wymagań. Zanim to nastąpi, sponsor projektu i inne zainteresowane strony muszą zatwierdzić lub zmodyfikować wymagania biznesowe.
