Wprowadzono zasady i procedury, które pomagają w prowadzeniu firmy w sposób wewnętrzny i zewnętrzny. Okresowe sprawdzanie zasad i procedur zapewnia, że zawsze przestrzegasz najlepszych praktyk. Ewaluacja pomaga w aktualizacji wytycznych w zależności od zmian w Twojej firmie lub gospodarce, a także w odniesieniu do obszarów, w których istnieje taka potrzeba lub problemów w firmie.
Zdefiniuj zasady
Zasady to pisemne protokoły Twojej firmy dotyczące obsługi różnych funkcji biznesowych. Na przykład możesz mieć wewnętrzne zasady dotyczące rzeczy, takich jak strój w miejscu pracy, frekwencja lub żądanie dni urlopu. Mogą również obowiązywać zewnętrzne zasady dotyczące takich kwestii, jak kupowanie lub rozpatrywanie skarg klientów. Według KCG Consulting Group, polityka określa etap opracowywania, przeprowadzania i oceny procedur i powinna być zgodna z celami strategicznymi organizacji. Zasady są zwykle określane przez właściciela, wyższe kierownictwo, radę doradczą lub zarząd.
Przejrzyj zasady
Regularnie sprawdzaj zasady, aby upewnić się, że są kompletne, wyczerpujące i łatwe do zrozumienia. Korzystaj z opinii klientów i personelu w procesie. Według KCG polityka powinna być na piśmie, z indywidualnym zestawem dyrektyw dla każdej polityki. Ułatwia to zrozumienie oraz przeglądanie i zmienianie w razie potrzeby. Jeśli na przykład klienci regularnie skarżą się, że nie masz ustalonej zasady zwrotu lub zwrotu kosztów, lub jeśli pracownicy twierdzą, że nie ma uczciwego sposobu na to, jak ludzie używają dni prywatnych, warto dodać te kwestie do agendy przeglądu polityki. Gdy zasada nie jest już praktyczna lub nie ma już zastosowania, możesz ją zaktualizować lub wyeliminować.
Zdefiniuj procedury
Procedury to etapy lub procesy wykorzystywane przez firmę w codziennych działaniach biznesowych. Na przykład możesz mieć procedurę sprawdzania odwiedzających, otwierania lub zamykania działalności w danym dniu lub czyszczenia lub obsługiwania maszyn. Posiadanie wytycznych proceduralnych pomaga zapewnić bezpieczną i wydajną działalność Twojej firmy, szczególnie w obszarach, w których błędy mogą być niebezpieczne lub kosztowne. Na przykład, jeśli nie masz procedury zamykania drzwi biznesowych w nocy, możesz otworzyć firmę na potencjalną kradzież lub wandalizm. Według KCG procedury powinny zawierać informacje dotyczące tego, kto robi co, kiedy to robi, w jakiej kolejności iz jakiego powodu.
Procedury przeglądu
Działania, które mają wiele kroków lub kroków, które muszą być stosowane w określonej kolejności, powinny mieć wytyczne proceduralne. Jeśli jakikolwiek element Twojej firmy doświadcza częstych pomyłek, należy ocenić procedurę dla tego obszaru. Na przykład, jeśli klienci regularnie skarżą się na opóźnienia w przesyłkach, dokonaj oceny procedur dotyczących przyjmowania zamówień, wypełniania opakowań i śledzenia wysyłki. Pomoże to w zidentyfikowaniu obszarów, w których konieczne jest wyjaśnienie lub większa definicja. Procedury przeglądu, zwracając się do pracowników, którzy nie znają procesu czytania istniejących wytycznych i określają obszary, które nie mają sensu lub są trudne do zrozumienia.
