Monitorowanie i ocena procedur udzielania zamówień jest integralną częścią zarządzania organizacją. Proces zaopatrzenia zasługuje na dużą uwagę ze strony kierownictwa, aby zapewnić, że nie padnie ofiarą oszustw i korupcji. Procedury udzielania zamówień muszą obejmować skuteczne kontrole w celu osiągnięcia rozliczalności i przejrzystości. Ciągłe monitorowanie i ocena procesu udzielania zamówień przez kierownictwo zapewnia uczciwość i zgodność z przepisami i normami etycznymi.
Zidentyfikuj istniejące wewnętrzne kontrole i sprawdź, czy kontrole działają zgodnie z założeniami. Nie powinna istnieć możliwość zastąpienia którejkolwiek z kontroli. Kluczowe kontrole wewnętrzne do oceny obejmują podział obowiązków, kontrole nadzoru, otrzymywanie kontroli, kontrole autoryzacji i kontrole nagrywania.
Opracuj listę kontrolną zgodności w celu ustalenia, czy procedury udzielania zamówień są przestrzegane. Lista kontrolna powinna być zaprojektowana przy współpracy pracowników i kierownictwa. Poprzez uczestnictwo w opracowywaniu listy kontrolnej pracownik jest zasadniczo szkolony i ma większą świadomość tego procesu. Dobra lista kontrolna zgodności wzmacnia istniejące procedury i przekłada cele na uczciwość, otwartość i konkurencję.
Wykonaj ocenę ryzyka, aby określić lub zidentyfikować możliwe obawy, słabości lub obszary wysokiego ryzyka. Identyfikując wskaźniki lub "czerwone flagi", organizacja może zapewnić odpowiednie kontrole wewnętrzne, aby zapobiec nieprawidłowościom. Poprzez identyfikację ryzyka można ograniczyć konflikty interesów oraz występowanie nadużyć i korupcji.
Śledź konkretne zamówienia w całym procesie zamówień. Zastanów się, czy zamówienie dotyczyło otwartej konkurencji oraz czy było przejrzyste i wolne od dyskryminacji dla niektórych dostawców. Ustal, czy zastosowana metoda zamówienia była odpowiednia dla danego towaru lub usługi i czy została odpowiednio udokumentowana.
