Właściciel firmy otwiera firmę, zatrudnia pracowników, sprzedaje produkty klientom i płaci rachunki. Ale czy przynosi zyski? Czy na rachunku bankowym będzie wystarczająco dużo pieniędzy, aby opłacić wszystkie rachunki? Czy istnieje wystarczająco dużo surowców w ekwipunku, aby zaspokoić popyt na produkty? Właściciel nie wie, ponieważ nie ma żadnego systemu raportowania, który mówi mu, co dzieje się w jego firmie. W tym miejscu niezbędny staje się system informacji zarządczej.
Wskazówki
-
System informacji zarządczej zapewnia dane umożliwiające identyfikację obszarów zagrożonych i prowadzi do lepszej produktywności i wydajności biznesowej, lepszego podejmowania decyzji, lepszej komunikacji i lepszych danych oraz lepszej znajomości potrzeb klienta.
Czym jest system informacji zarządczej?
Księgowi przygotowują ewidencję podatków, pożyczkodawców i akcjonariuszy. Ale ten rodzaj informacji nie jest szczególnie przydatny do celów zarządzania.
System informacji zarządczej dostarcza informacji, które menedżerowie muszą poznać, jak działa ich firma. Systemy te zbierają dane o różnych obszarach firmy, takie jak:
- Zasoby ludzkie
- Sprzedaż i marketing
- Kontrola ekwipunku
- Zyski
- Wydatki
- Długi
- Przepływy dokumentów
- Podatki
- Salda gotówkowe
- Należności
- Rachunki płatne
Jaki rodzaj danych zapewnia MIS?
MIS wykracza poza standardową sprawozdawczość przygotowaną przez księgowych. Właściciele muszą mieć bardziej szczegółowe informacje, takie jak następujące przykłady:
- Ile należności jest przeterminowanych?
- Jaki jest zysk brutto na niebieskim widżecie firmy?
- Ile dni zostało utraconych z powodu chorób pracowników?
- Ile pieniędzy znajduje się na rachunku bankowym firmy?
- Jaka jest ilość zamówień oczekujących na wysyłkę?
- Ile wynosiła sprzedaż w zeszłym tygodniu lub w zeszłym miesiącu?
Jest to rodzaj informacji, którą menedżerowie chcą prowadzić swoim biznesem. Potrzebują informacji, które identyfikują wszelkie obszary problemowe wymagające uwagi. Obszary problemowe to te, w których rzeczywiste wyniki odbiegają od oczekiwanego poziomu i wymagają działań korygujących, aby przywrócić je na kurs.
Raporty MIS są uporządkowane tak, aby menedżerowie mogli łatwo ocenić różne aspekty działania firmy. Menedżerowie określają dane, które chcą regularnie widzieć. To tak, jakby patrzeć na instrumenty i wskaźniki na desce rozdzielczej samochodu, ale te wskaźniki MIS są ustawione w linii z przodu biurka.
Jakie są zalety MIS?
Brak skutecznego, funkcjonalnego menedżera MIS pozostawia go w ciemności. Pracownicy są zajęci przeglądaniem dni roboczych bez kierowania i celu. System informacji zarządczej zapewnia dane umożliwiające identyfikację obszarów zagrożonych i prowadzi do następujących korzyści:
Pomaga osiągnąć wyższy poziom wydajności: Menedżerowie mają informacje potrzebne do zidentyfikowania mocnych i słabych stron firmy.
Poprawia jakość decyzji: Lepsza dostępność informacji zmniejsza niepewność i pozwala menedżerom podejmować bardziej racjonalne decyzje w oparciu o wiarygodne dane.
Promuje lepszą komunikację między działami w miejscu pracy: Kiedy menedżerowie, szefowie działów i pracownicy dzielą te same informacje, istnieje lepsza komunikacja między nimi w celu zidentyfikowania obszarów problemowych i znalezienia wzajemnie zgodnych rozwiązań.
Zapewnia platformę do eksploracji różnych scenariuszy dla różnych alternatyw i środowisk gospodarczych: Kierownictwo jest w stanie zbadać różne alternatywy, aby zobaczyć możliwe wyniki przed podjęciem decyzji i zobowiązań.
Poprawia produktywność pracowników: Pracownicy są bardziej produktywni, ponieważ nie muszą poświęcać czasu na gromadzenie danych, których potrzebuje kierownictwo. Dobrze zaprojektowany MIS gromadzi wszystkie dane bez dodatkowego wkładu ze strony pracowników.
Wzmacnia przewagę konkurencyjną firmy: Prowadzenie bardziej wydajnego biznesu poprzez redukcję i eliminowanie słabych stron i obszarów o niekorzystnych warunkach zwiększa przewagę konkurencyjną firmy nad rywalami.
Ujawnia więcej danych o klientach: Mając więcej danych o potrzebach klientów, kierownictwo jest w stanie poprawić obsługę klienta i zaprojektować skuteczniejsze kampanie marketingowe i promocyjne.
System informacji zarządczej jest niezbędny dla każdego właściciela małej firmy, który poważnie myśli o poprawie wydajności swojej firmy. Bez dobrego MIS menedżerowie zarządzają próbą i błędem, zamiast podejmować inteligentne decyzje oparte na przemyślanej analizie danych.
