Jako pracodawca, jesteś odpowiedzialny za wysyłanie deklaracji podatkowych W-2 każdemu pracownikowi do 31 stycznia. Przechowywanie kopii W-2 przez kilka lat chroni przed roszczeniami, których nie wysłałeś na czas i służy jako obrona w Audyt.
Wymagania dotyczące przechowywania danych
Internal Revenue Service może kontrolować zeznanie podatkowe małej firmy przez okres do trzech lat od złożenia, zgodnie z legalnym serwisem Nolo. IRS zachęca właścicieli firm do przechowywania wszystkich dokumentów podatkowych, w tym W-2, przez co najmniej cztery lata po złożeniu wniosku. Nolo oferuje jeszcze bardziej konserwatywną sugestię przechowywania dokumentów przez co najmniej sześć lat po złożeniu wniosku.
Powody do zawieszenia
Oprócz używania instrukcji W-2 jako dokumentacji audytu, chcesz je zachować na wypadek, gdyby pracownicy twierdzili, że nie otrzymali kopii. Pracownicy są proszeni o skontaktowanie się z Tobą, jeśli nie otrzymają W-2 w ciągu dwóch tygodni od 31 stycznia. W tym momencie możesz potrzebować wysłać kolejną kopię. Musisz również zachować kopie dokumentów dotyczących podatku przemysłowego, w tym zwrotów, za które zgłosiłeś dochód pracownika, przez co najmniej sześć lat.
