Zrozumienie cech prawdziwej sytuacji kryzysowej jest kluczem do opracowania skutecznego planu zarządzania kryzysowego. W przeciwieństwie do jednej lub nawet serii niepochlebnych wiadomości, prawdziwe sytuacje kryzysowe zakłócają normalny przepływ operacji biznesowych, a co za tym idzie, wymagają strategii reagowania wykraczającej poza walkę z negatywną prasą. Podczas gdy nie ma dwóch identycznych sytuacji, organizacje posiadające plany kryzysowe mają znacznie większą szansę przetrwać burzę i przetrwać długoterminową reputację.
Zbieraj informacje, artykuły, studia przypadków i analizy dotyczące ostatnich kryzysów mających wpływ na organizacje zarówno w Twojej branży, jak i poza nią. Zwróć uwagę na zalecenia dotyczące najlepszych praktyk i wszelkie typowe pułapki.
Przyjrzyj się swojej organizacji i określ problemy, które mogą przekształcić się w sytuacje kryzysowe. Problemy mogą obejmować całą organizację i mogą obejmować obawy związane z przywództwem firmy, rosnącą listę naruszeń bezpieczeństwa lub strumień negatywnych wiadomości.
W przypadku zidentyfikowania problemów należy zwrócić uwagę, które kwestie wymagają dodatkowej reakcji niezwiązanej z komunikacją, na przykład pomocy specjalistów medycznych lub organów ścigania. Zabezpieczyć dodatkowe szkolenie lub zidentyfikować personel z wyprzedzeniem, aby pomóc każdemu fizycznie lub psychicznie zranić w wyniku sytuacji kryzysowej.
Przygotuj strategię komunikacji publicznej dla każdej kategorii kryzysowej. Składniki strategii komunikacyjnej obejmują punkty rozmów, strony internetowe, arkusze informacyjne, gorące linie informacyjne i, co najważniejsze, identyfikację rzecznika prasowego.
Zredukuj logistykę zarówno dla mediów, jak i osób dotkniętych kryzysem. Na przykład, określ pokój lub pomieszczenia, które można łatwo przekształcić w obszar prasy i zaplanuj potrzeby reporterów, takie jak łączność, miejsce na ciężarówki satelitarne i miejsce na rozmowę kwalifikacyjną. Umowa z hotelami rejonowymi zapewniająca pokoje lub bezpieczną i prywatną przestrzeń dla ofiar lub członków rodziny.
Rozważ możliwość zatrudnienia zewnętrznych specjalistów i zbadaj firmy doradztwa kryzysowego. Nawet najlepiej przygotowane organizacje mogą potrzebować pomocy z zewnątrz, jeśli rozmiar i zakres kryzysu wykracza poza zdolność organizacji do reagowania.
Wskazówki
-
Utrzymanie najlepszych praktyk zarządzania kryzysowego i wyciągniętych wniosków stanowi krytyczny, ale często pomijany aspekt skutecznego planowania. Wiele stowarzyszeń handlowych, takich jak The Centre for Association Leadership, oferuje branżowe porady dotyczące radzenia sobie z kryzysem. Czasopisma akademickie, takie jak kwartał komunikacyjny, zawierają badania i dogłębne analizy kryzysów i innych kwestii komunikacyjnych. Wyszukiwania internetowe na popularnych stronach internetowych mediów podnoszą informacje i analizę poważnych incydentów kryzysowych.
Podczas gdy planowanie zarządzania kryzysowego często rozpoczyna się w dziale komunikacji, najskuteczniejsze plany są tworzone przy wsparciu liderów organizacyjnych. Po utworzeniu wersji roboczej należy poprosić dyrektorów departamentów o dane wejściowe i informacje zwrotne.
Ostrzeżenie
Ulepszenia technologii, rotacja pracowników i zmieniające się oczekiwania co do sposobu komunikacji organizacji sprawiają, że plany zarządzania kryzysowego szybko zanikają. Skuteczny plan powinien być regularnie aktualizowany. Aktualizacje mogą obejmować wnioski wyciągnięte z innych incydentów kryzysowych lub zmiany danych kontaktowych.
