Twoje sprawozdania finansowe są migawką Twojej firmy w danym momencie. Są przydatne, ale w rzeczywistości zazwyczaj nie można zatrzymać firmy w jej ślady podczas przygotowywania oświadczeń. Twój ekwipunek będzie się zmieniać w trakcie pracy nad książkami, nadal będziesz dokonywać sprzedaży i składać zamówienia, a Twój personel będzie nadal wymagał zapłaty. Kwoty, które Twoi pracownicy zarabiają po ostatnim zakończonym cyklu płacowym roku, są nazywane naliczonymi wynagrodzeniami, a będziesz musiał je dodać i dostosować swoje sprawozdania finansowe, aby je uwzględnić.
Jakie są naliczone wynagrodzenia?
W swoich sprawozdaniach finansowych dzielisz pieniądze wchodzące i wychodzące z firmy na dwie kategorie, aktywa i pasywa. Jeśli konto reprezentuje pieniądze należne Twojej firmie, jest to atut. Być może nie masz go jeszcze w swoim posiadaniu, ale w normalnych warunkach skończy się on na Twoim koncie bankowym. Pieniądze, które Twoja firma zawdzięcza innym, są zobowiązaniem, nawet jeśli jest ono obecnie na twoich rachunkach, z dokładnie tego samego powodu. Tak dzieje się pod koniec okresu sprawozdawczego, kiedy jesteś winien swoim pracownikom pieniądze za zmiany, które przepracowali, ale jeszcze nie zostały opłacone. Jest to zobowiązanie, które zebrałeś lub zgromadziłeś, podobnie jak opłaty leasingowe za twój sprzęt lub lokal.
Dlaczego firmy wykorzystują naliczone wynagrodzenia
Jeśli pożyczyłeś od znajomego 20 dolarów, to całkiem dobrze jest zrobić notatkę w książeczce czekowej kilka tygodni później, kiedy wypiszesz czek, by go spłacić. Sprawy będą się brzydko spieszyć, jeśli spróbujesz prowadzić firmę w ten sposób. Dlatego właśnie zasadą rachunkowości jest zapisywanie wszelkich wydatków - w tym płac - w okresie, w którym są naliczane. Wynagrodzenie, które jesteś winien, pojawi się w dwóch miejscach, ponieważ większość firm stosuje rachunkowość podwójnego zapisu. Będziesz musiał je zapisać w bilansie jako zobowiązanie, a na rachunku zysków i strat jako wydatek. W przeciwnym razie sprawozdanie finansowe na koniec okresu sprawozdawczego nie będzie dokładne.
Płace, które są przetwarzane, Płace, które nie są
Pod koniec okresu sprawozdawczego, niezależnie od tego, czy jest to miesiąc, kwartał, czy koniec roku podatkowego, prawdopodobnie pokażesz pewną wartość dolara zaległego wynagrodzenia w swoich książkach. Dzieje się tak dlatego, że firma nie jest w stanie rozliczać się z pracownikami na samym końcu cyklu płac. Zwykle między datą odcięcia wypłaty a dniem wypłaty będzie tydzień lub więcej. Jeśli Twój koniec roku przypada w tym tygodniu, otrzymasz kwotę, która została już przetworzona i oczekuje na wydanie, a to pokazuje w twoich książkach. Twoje naliczone koszty wynagrodzeń są różne. Większość Twoich pracowników również pracowała w dniach między końcem cyklu płatniczego a końcem okresu sprawozdawczego, a są to kwoty w dolarach, na które musisz dokonać korekty.
Tworzenie wpisów dotyczących naliczonych wynagrodzeń
Pierwsze miejsce, w którym musisz dokonać wpisu, znajduje się w bilansie po stronie kredytowej księgi głównej. Będziesz mieć konto o nazwie "Wynagrodzenia płatne" lub coś podobnego. Najczęściej pojawi się tutaj kwota w dolarach, reprezentująca listę płac, która została już przetworzona z poprzedniego okresu rozliczeniowego. Tutaj dodajesz naliczone pensje, gdy obliczysz sumę. W rachunku zysków i strat po stronie debetowej księgi głównej pojawi się podobne konto o nazwie "Koszt wynagrodzenia" lub podobne. Tutaj dodasz odpowiednią kwotę. Wreszcie, w większości przypadków twoje książki będą również zawierały dziennik, który rejestruje każdą transakcję. Po wprowadzeniu korekt do bilansu i rachunku zysków i strat, musisz je również zarejestrować w dzienniku. Będziesz wpisywać Wynagrodzenie w swoim dzienniku jako debet, a Wynagrodzenie do zapłaty jako kredyt.
Obliczanie kwot dla pracowników godzinowych
Twoja firma może mieć godzinowych pracowników, pracowników najemnych lub częściej. Obliczanie zaległych kwot, które jesteś winien swoim pracownikom godzinowym, jest stosunkowo proste. Jeśli zachowujesz formalne karty czasu pracy w formie papierowej lub elektronicznej, możesz je wyciągnąć, aby dowiedzieć się, którzy pracownicy pracowali w określonych godzinach. Następnie obliczyć liczbę godzin przepracowanych przez każdego pracownika i pomnożyć przez ich stawkę godzinową. Przejrzyj terminarz z ostatnich kilku dni, jeśli Twoja firma jest na tyle mała, że nie musisz używać formalnych grafików. Dodaj wszystkie zaplanowane godziny, dokonaj niezbędnych redukcji dla pracowników, którzy wcześnie wyszli, spóźnili się lub zgłosili choroby, a następnie pomnożili rzeczywiste godziny przepracowane przez stawkę godzinową pracownika. Na koniec dodaj sumy, aby uzyskać całkowitą naliczoną stawkę godzinową.
Obliczanie kwot dla pracowników najemnych
Wypracowanie kwoty naliczonych wynagrodzeń dla pracowników najemnych jest nieco bardziej skomplikowane, chociaż wciąż nie jest szczególnie trudne. Wynagrodzenia są zwyczajowo wyrażane jako roczna lub miesięczna liczba, więc musisz je podzielić na dolara dziennie. Aby uzyskać roczne wynagrodzenie, możesz podzielić całkowitą liczbę dni roboczych w roku i podzielić wynagrodzenie według tej liczby. Rezultatem będzie dzienna wysokość wynagrodzenia pracownika. Jeśli wynagrodzenie jest miesięczne, możesz użyć tej samej metody i liczyć faktyczne dni robocze w danym miesiącu. Niektóre firmy pracują w 30-dniowym miesiącu w celach księgowych, więc jeśli należysz do tej kategorii, musisz liczyć dni do końca miesiąca księgowego, a nie do końca miesiąca kalendarzowego. Po uporządkowaniu i uzyskaniu codziennej liczby dla każdego z pracowników, którzy pracowali w ciągu ostatnich kilku dni okresu raportowania, możesz to wszystko podsumować i podać liczbę wszystkich naliczonych zarobków.
Obliczanie nadgodzin, prowizji i premii
Twoja praca nie jest do końca wykonana, kiedy już wypracujesz bazowe wynagrodzenie godzinowe i pensje. Często twoi pracownicy będą zarabiać dodatkowe pieniądze w postaci nadgodzin, prowizji lub premii, a te muszą być również rozliczane. Aby obliczyć nadgodziny pracowników zatrudnionych na godzinę, musisz odwołać się do przepisów dotyczących nadgodzin obowiązujących w Twoim kraju lub, jeśli dotyczy to ciebie, wszelkich umów zbiorowych, które określają wyższą składkę za nadgodziny. Niektórzy pracownicy mogą również otrzymywać wynagrodzenie na wezwanie, różnicę w wynagrodzeniu za pracę przy niepopularnych zmianach lub ryzykowną płacę za niebezpieczne obowiązki. Będziesz musiał obliczyć te kwoty indywidualnie dla każdego pracownika, którego dotyczy ten problem. W ten sam sposób będziesz musiał wypracować wszelkie prowizje lub premie wypracowane przez Twoją godzinową i wynagradzaną kadrę w ciągu ostatnich kilku dni twojego okresu rozliczeniowego. Będą dodawać do całkowitej naliczonej pensji.
Chorych dni i płatnego urlopu
Kolejną komplikacją, z którą trzeba się uporać, są dni chore, płatne dni osobiste i wynagrodzenie urlopowe. Jest to szczególnie ważne, jeśli rokiem kalendarzowym jest rok podatkowy, więc rok budżetowy pokrywa się z dniami wolnymi od pracy. Jeśli oferujesz płatne dni osobiste, są one zwykle odpowiednikiem dziennej pensji dla pracowników najemnych lub normalnej zmiany - zwykle na osiem godzin - dla pracownika godzinowego. Chore dni pracują w ten sam sposób i często są one przejmowane w święta albo w miejsce osobistego dnia, albo dlatego, że twój prawnik zachorował prawidłowo. Przepisy dotyczące płac w przypadku urlopów różnią się w zależności od miejsca prowadzenia działalności, ale w większości przypadków sprowadzają się do wynagrodzenia za jeden dzień w przypadku pracowników, którzy nie pracują w święta, oraz od dnia, w którym płacą wyższą stawkę dla tych, którzy to robią.
Zezwalanie na podatki i korzyści
Po obliczeniu wszystkich tych sum, będziesz mieć wartość dla wszystkich faktycznych naliczonych płac. Twoja praca nadal jednak nie zostanie wykonana, ponieważ każdy dolar tej kwoty reprezentuje również mniejszy procent, jaki jesteś winien w formie państwowych i federalnych podatków od wynagrodzeń. Jeśli Twoja firma oferuje świadczenia pracownikom lub niektórym klasom pracowników, świadczenia te są również uważane za dochód podlegający opodatkowaniu. Musisz obliczyć dzienną wartość dolara tych świadczeń i zastosować je do wszystkich uprawnionych pracowników, aby uzyskać ostateczną sumę naliczonych zarobków, w tym tych świadczeń. Po ich wprowadzeniu możesz obliczyć kwotę podatku od wynagrodzenia, którą będziesz winien. Ściśle mówiąc, nie jest to częścią korekty naliczonych płac, ale będziesz musiał dostosować swoje rachunki podatkowe w ten sam sposób, ponieważ to wszystko jest częścią tego samego zadania.
Zezwalanie na koszty przetwarzania wynagrodzeń
Jeśli korzystasz z usług firmy zewnętrznej do obsługi Twojego wynagrodzenia, masz jedną końcową kwotę, którą musisz przelać. Jest to kwota, którą płacisz za przetwarzanie listy płac, która będzie różna w zależności od tego, z jakiego dostawcy korzystasz i wybranego abonamentu. Zwykle opłaty będą naliczane za jednego pracownika za każdy miesiąc, więc obliczanie kwoty za dzień jest bardzo podobne do obliczania kwoty dziennej za miesięczne wynagrodzenie. Pomnóż liczbę pracowników przypadającą na liczbę pracowników, podziel liczbę przez liczbę dni w miesiącu, a następnie pomnóż tę liczbę dni w dolarach przez liczbę dni pozostałych na koniec miesiąca. Jeśli Twoja firma jest mała, możesz włączyć tę kwotę bezpośrednio do łącznej kwoty naliczonych zarobków. W większych firmach prawdopodobnie masz osobne konto na pokrycie kosztów płac, ale tak jak w przypadku podatków od wynagrodzeń, rozsądnie jest obliczyć i obliczyć tę kwotę, gdy już zarabiasz.
Jak dostosować wpisy dotyczące naliczonych wynagrodzeń
Teraz, gdy już wypracowałeś wszystkie zaangażowane kwoty w dolarach, możesz wreszcie wrócić do książek i wprowadzić potrzebne korekty. Najpierw wróć do konta "Wynagrodzenie płatne" po stronie kredytowej swojego bilansu, lub jakimkolwiek innym kontem w twoich książkach. Będziesz mieć już tam pozycję za poprzedni okres rozliczeniowy, który jest już przetwarzany i rozliczany. Teraz umieścisz tam nowy wpis z opisem "Dostosowanie wpisu" i dodasz wyliczone przez Ciebie zarobki dla ostatnich kilku dni okresu. Jeśli sam zachowujesz książki, możesz uzyskać więcej informacji i oznaczyć je jako "Dostosowanie wpisu do naliczonych zarobków" lub coś podobnego, aby łatwiej zapamiętać, co zrobiłeś. Przejdź teraz do rachunku zysków i strat, a wprowadzając pozycję korekty dokładnie w taki sam sposób po stronie debetowej swojej księgi głównej. Na koniec zapisz oba te wpisy, które dostosowujesz do swojego dziennika. Jeśli używasz skomputeryzowanego programu księgowego lub systemu ręcznego "jednokrotnego zapisu", prawidłowe kwoty mogą zostać przeniesione do dziennika bez potrzeby ich wykonywania.
Spadek zapomnienia w celu dostosowania wpisów dotyczących naliczonych wynagrodzeń
Jeśli przechowujesz swoje własne książki lub korzystasz z księgowego, który nie jest formalnie przeszkolony, możesz pominąć te poprawki w stresie i pośpiechu w sporządzaniu raportów rocznych, kwartalnych lub miesięcznych. Jest to szczególnie ważne, jeśli twój rok podatkowy zbiega się z rokiem kalendarzowym, więc bierzesz to pod uwagę, starając się nadążyć za osobistymi obowiązkami w czasie wakacji. Jest całkowicie zrozumiałe, jeśli pominąłeś poprawki, ale to nie znaczy, że nie jesteś odpowiedzialny za właściwe przechowywanie książek.
Utrzymywanie niedokładnych lub niedokładnych książek może mieć wiele reperkusji. Pożyczkodawcy lub potencjalni inwestorzy mogą być ostrożni i słusznie, jeśli znajdą nieścisłości w swoich danych finansowych. Oznacza to również, że nie pracujesz z dokładnymi informacjami, co utrudnia planowanie zarządzania. Jeśli jesteś na rynku, na którym rekrutacja pracowników jest już wyzwaniem, reputacja nieudanej wypłaty nie pomoże twojej sprawie. Wreszcie, niepoprawne obliczenie podatków od wynagrodzeń może skutkować karami i niechcianą uwagą ze strony organów podatkowych lub IRS. Wprowadzanie zmian wymaga trochę pracy z Twojej strony - lub części księgowej - ale warto podjąć wysiłek, aby to naprawić.
