Wolontariusze są krwią życiową organizacji non-profit. Wiele organizacji non-profit nie ma wystarczającej liczby pracowników, aby skutecznie zarządzać organizacją, więc wolontariusze wypełniają lukę. Organizacje, które opracowują i podkreślają zasady i procedury dotyczące programu wolontariatu, a także definiują role i obowiązki wolontariuszy, czerpią korzyści, które towarzyszą pierwszorzędnemu programowi wolontariuszy.
Napisz wstęp. Należy podać nazwę agencji, deklarację misji i podstawowe wartości, listę członków personelu oraz listę członków zarządu. Wolontariusze nie tylko pomagają w projektach, ale są także ambasadorami Twojej organizacji. Muszą wiedzieć, jak działa agencja i ludzie, którzy reprezentują agencję w charakterze administracyjnym. Podaj również informacje o tym, komu agencja służy, co robi, aby pomóc, i jakie programy obsługuje.
Przedstaw agencję wolontariuszom w pierwszym akapicie podręcznika i witajcie ich. Chociaż wolontariusze nie są płatnymi pracownikami, muszą być traktowani z szacunkiem od pierwszego dnia. Pamiętaj, aby rozpoznać ich wartość jako kluczową dla misji organizacji. Napisz dwa krótkie zdania, aby z góry podziękować wolontariuszom za ich usługi dla agencji i dać im znać, jak ważni są dla misji.
Utwórz podręcznik w formacie 8 1/2-cali-by-11-cali, lub korzystnie 6 cali-na-9-cali, więc jest łatwy do przenoszenia i wolontariusze mogą go używać jako punktu odniesienia. Podręcznik można również umieścić w segregatorze z trzema pierścieniami, aby można było łatwo dodawać aktualizacje. Skonfiguruj zasady i procedury krok po kroku, używając prostego, przejrzystego języka. Nie używaj 10 $-słów, by zdobywać punkty. Wolontariusze pochodzą ze wszystkich środowisk edukacyjnych, a język podręcznika powinien być na poziomie edukacyjnym, który każdy może zrozumieć.
Twórz opisy stanowisk dla wolontariuszy. Opisz role i obowiązki, aby wolontariusze mogli wybrać stanowisko najlepiej pasujące do ich zainteresowań. Opisy stanowisk pomogą Twojej agencji dobrać wolontariuszy do odpowiedniej oferty dla wolontariuszy. Ludzie są wolontariuszami z różnych powodów i mają różne umiejętności. Dobry opis pracy pozwoli wolontariuszom wybrać odpowiednią okazję dla nich i dla twojej organizacji. Dodaj przykładowe kopie rejestracyjnych arkuszy, formularzy rejestracyjnych itp. Agencje mają śledzenie bazy danych dla godzin wolontariatu: arkusze czasu ułatwiają śledzenie godzin.
Opisz rodzaje wstępnego i dodatkowego szkolenia dla wolontariusza. Ustal daty orientacji i dowiedz się, jak mogą zaktualizować swoje umiejętności lub uczyć się nowych. Opracuj kalendarz dat na szkolenie i orientację. Poinformuj wolontariuszy, czy muszą podpisać oświadczenie o poufności. Jeśli tak, zapoznaj się z oświadczeniem, odpowiedz na wszelkie pytania i wyjaśnij przyczynę tego oświadczenia. Podczas orientacji wolontariuszy zapoznaj się dokładnie z podręcznikiem dla wolontariuszy i daj czas wolontariuszom na zadawanie pytań. (Zawsze dobrze jest mieć proste przekąski w orientacji wolontariuszy.)
Opisz proces selekcji ochotników. Poinformuj ich, czy potrzebują sprawdzenia przeszłości, czy wybrana przez nich pozycja wolontariusza ma specjalne licencje, ryzyko, medyczne zwolnienia, testy na obecność gruźlicy, odznaki i tym podobne. Jeśli spodziewają się, że będą prowadzić agencję, wyjaśnij, jakiego rodzaju ubezpieczenie muszą do tego zawrzeć, lub dodatkowe ubezpieczenie, które będzie potrzebne, aby pracować jako wolontariusz w Twojej agencji.Wyjaśnij wszelkie kwestie odpowiedzialności i zwolnij z obowiązku podpisania, jeśli posiadasz pozycje wolontariuszy wysokiego ryzyka. Wolontariusze muszą znać ryzyko związane z niektórymi możliwościami wolontariuszy. Pamiętaj o dołączeniu formularzy zrzeczenia się, a podczas orientacji wyjaśnij im powody i daj wolontariuszom możliwość podpisania tych formularzy. Ten proces będzie chronić agencję w razie wypadku.
Wyjaśnij, w jaki sposób wolontariusze kwalifikują się do nagrody. Jeśli agencja ma program uznaniowy, zarysuję, kiedy odbywa się, w jaki sposób agencja rozpoznaje wolontariuszy, czy jest to impreza galowa, lunche lub specjalna ceremonia wręczenia nagród, oraz kod ubioru imprezy. Jeśli wydarzenie uznające wolontariuszy jest specjalną okazją dla wolontariuszy, opisz je, aby zrozumieli, że personel agencji staje się "wolontariuszami" tego wydarzenia, a wolontariusze stają się gośćmi.
