Tworzenie podręcznika zasad i procedur pomaga zapewnić przejrzyste protokoły spójności w organizacji. Pracodawcy określają akceptowalne zachowania w obszarach, które obejmują ubiór i relacje z klientami. Pracownicy czytają go i podpisują list potwierdzający, przyjmując wszelkie konsekwencje za naruszenie zasad określonych w podręczniku. Skoncentruj się na kluczowych obszarach podczas pisania podręcznika zasad i procedur dla organizacji non-profit.
Kluczowe obszary ostrości
Organizacja i zarządzanie: W tej sekcji określ deklaracje misji i wizji organizacji. Wyszczególnij status non-profit, włączając w to regulamin i statut, zarejestrowane przez Sekretarza Stanu. Po zdefiniowaniu organizacji określ kluczowe role i zadania związane z zarządzaniem. Tabela organizacyjna pomaga wszystkim pracownikom zrozumieć, kto jest odpowiedzialny za co i łańcuch dowodzenia.
Zasoby ludzkie: W sekcji dotyczącej zasobów ludzkich określ obowiązki zarządu, sposób, w jaki wolontariusze są kultywowani i rozwijani oraz w jaki sposób personel jest szkolony. Uwzględnij zasady dotyczące personelu, w tym postępowanie, wskaźniki wydajności, świadczenia i zasady dotyczące odszkodowań.
Zbieranie funduszy: Organizacje non-profit otrzymują status zwolnienia podatkowego za pośrednictwem Internal Revenue Service. Ten status jest odwołalny, jeśli organizacja non-profit nie prowadzi się właściwie. W tej sekcji wyjaśniono, co oznacza, że non-profit wykorzystuje do pozyskiwania funduszy, w tym dotacji, darowizn, sponsorów korporacyjnych lub wydarzeń. Należy również wyjaśnić zarządzanie finansami, określając, w jaki sposób budżety określają, co idzie w kierunku programów non-profit i co dzieje się w operacjach.
Prawa i regulacje: Przedstaw prawa, podatki i regulacje wpływające na działalność organizacji non-profit. Obejmują one, ale nie są ograniczone do działań rzeczniczych i lobbingowych prowadzonych przez organizację.
Opracowanie zasad i procedur
Ponieważ podręcznik zasad i procedur staje się sposobem na pociągnięcie ludzi do odpowiedzialności, ważne jest, aby zasady były spójne pod względem formatu i odcienia.
Zasady: Aby zachować jednolitość zasad, użyj szablonu. Każda polisa powinna mieć tytuł określający treść. Określ cel zasady. Przykładem może być cel polityki "Zapewnienie odpowiedzialności fiskalnej przy pozyskiwaniu funduszy". Jeśli istnieje prawo lub ustawa, które odnoszą się do polisy, należy to zgłosić, aby zapewnić dodatkowe potwierdzenie potrzeby.
Określ zakres polityki. Może to dotyczyć tego, czy polityka dotyczy wszystkich, członków zarządu, czy tylko określonej grupy pracowników, takich jak zespół pozyskiwania funduszy. W przypadku dużych organizacji należy podać imię i nazwisko oraz numer kontaktowy strony odpowiedzialnej związane z konkretną polisą. Na przykład, wylistuj informacje kontaktowe prawnika z informacjami dotyczącymi zasad i przepisów dotyczących lobbingu.
Procedury: Wyjaśnij, w jaki sposób postępuje się w prostych krokach. Podczas gdy zasady i procedury można łączyć w niektórych scenariuszach, procedury są zwykle oddzielną sekcją dla kluczowych procesów. Określ kluczowe procedury i obszary rozwiązywania problemów. Obejmuje to procedury otwierania i zamykania. Opracuj procedury rozwiązywania problemów z komputerem, hasłem lub innymi problemami technicznymi. Twórz procesy dotyczące eskalowanych problemów klientów. Wszelkie wykonywane obowiązki, które wymagają spójności lub mogą mieć pracowników, którzy kwestionują to staje się procedura opisana w instrukcji.
Spójne procedury pozwalają zaoszczędzić czas pracy, ponieważ pracownicy mają zasoby, aby załatwiać sprawy bez przywództwa, pomocy lub interwencji.
