Przekazywanie połączeń to sztuka. Nie tylko musisz wiedzieć, które połączenia mają być sprawdzane i które należy przesłać, ale musisz mieć wystarczająco dużo finezji, aby z wdziękiem przekierować połączenia lub poprosić rozmówcę o ponowienie próby później. Umiejętności niezbędne do tego zadania obejmują umiejętność przyjmowania szczegółowych wiadomości i utrzymywania ich na tyle zorganizowanych, aby skutecznie je gromadzić, uzupełniać lub rozpowszechniać.
Uzyskaj istotne informacje
Po odebraniu połączenia uzyskaj możliwie jak najwięcej informacji od dzwoniącego. Zwróć uwagę na nazwę i firmę dzwoniącego oraz nazwisko osoby, która jest telefonowana. Spróbuj określić charakter połączenia. Po prostu zapytaj: "Czy mogę powiedzieć Panu X o charakterze twojego połączenia?" Pomaga to ustalić, czy Pan X będzie chciał odebrać połączenie.
Wykonuj Wise Judgment Calls
Jeśli wiesz, że Pan X nie przyjmuje połączeń od prawników, możesz uprzejmie poinformować o tym dzwoniącego i delikatnie zakończyć połączenie. Jeśli otrzymasz zimne połączenie od współpracownika biznesowego, zapytaj Pana X, czy chce odebrać połączenie. Jeśli tego nie zrobi, grzecznie powiedz, że Pan X jest niedostępny i otrzymasz szczegółową wiadomość.
Nie rób pustych obietnic
Jeśli nie masz pewności, czy telefonowana osoba oddzwoni, nie wolno mu obiecywać takiego połączenia zwrotnego. Po prostu pamiętaj, podczas sprawdzania połączeń, że Twoim zadaniem jest uzyskanie jak największej ilości informacji od dzwoniącego. To, co dzieje się poza tym punktem, nie jest twoją troską. Przekazywanie połączeń polega na prostym wprowadzaniu wstępnie zatwierdzonych rozmówców i przyjmowaniu wiadomości dla wszystkich innych osób.
