Połączenia konferencyjne są jednym ze sposobów, w jaki kierownictwo i pracownicy zbierają się, aby omówić sprawy biznesowe. Niezależnie od tego, czy są w tym samym mieście, czy rozproszone po całym świecie, połączenia konferencyjne umożliwiają połączenie wszystkich w jednym pokoju w czasie rzeczywistym. Jest kilka kroków, które możesz podjąć, aby zapewnić produktywną i bogatą w informacje konferencję.
Program
Po ustaleniu godziny i daty połączenia konferencyjnego należy podjąć odpowiednie kroki, aby przygotować się do spotkania. Jeśli jesteś liderem konferencji, wypełnij agendę konferencji i rozdaj ją uczestnikom, na długo przed planowanym terminem. Twój plan spotkania powinien zawierać datę i godzinę. Dobrze jest uwzględnić strefę czasową w agendzie dla osób, które mogą znajdować się poza Twoją lokalizacją. W porządku obrad powinien również znaleźć się czas rozpoczęcia i zakończenia spotkania oraz krótki opis każdego tematu w kolejności priorytetów wraz z nazwami osób, które są odpowiedzialne, oraz proponowanym czasem przydziału dla każdego tematu. Jeżeli konferencja wymaga przygotowania przed posiedzeniem, należy wyraźnie wymienić te wymagania w porządku obrad.
Konferencja
Sprawdź swoje linie, aby upewnić się, że masz aktywne i czyste połączenie. Jeśli korzystasz z telefonu bezprzewodowego, upewnij się, że telefon jest w pełni naładowany przed spotkaniem. Przybycie na konferencję z co najmniej pięciominutowym wyprzedzeniem.
Jeśli jesteś uczestnikiem, otrzymasz numer konferencji od swojego lidera. Zadzwoń do linii konferencyjnej. Zostaniesz poproszony o podanie numeru konferencji. Po wprowadzeniu numeru zostaniesz poproszony o podanie swojego imienia i nazwiska. Jasno podaj swoje imię i nazwisko. Może być konieczne naciśnięcie klawisza (#). Po zakończeniu tego procesu system poinformuje Cię o przystąpieniu do konferencji i poinformuje Cię, ile osób aktualnie uczestniczy. Jeśli przybyłeś przed liderem, zostaniesz przeniesiony do trybu dowodzenia, dopóki nie przybędzie przywódca.
Przedstawienia
Posłuchaj, zanim coś powiesz. Jeśli lider przybył, ale jeszcze nie rozpoczął spotkania, możesz usłyszeć subtelną rozmowę. Miłym głosem, przywitaj się i przedstaw się. Przełącz telefon w stan wyciszenia do rozpoczęcia spotkania. Jeśli nie masz przycisku wyciszenia, użyj funkcji wyciszania dostarczonych przez linię konferencyjną.
Gdy spotkanie się rozpocznie, twój przywódca podejmie wezwanie. Gdy lider wywoła twoje imię, potwierdzaj swoją obecność w jasny i profesjonalny sposób, na przykład "Tak, jestem tutaj" lub "Cześć, to jest …". Prowadzący może poprosić o krótką identyfikację z pozostałymi uczestnikami. Jeśli tak, podaj swoje imię i daj mu 20-25-sekundowy przegląd swojej pracy, ponieważ odnosi się on do połączenia. Pozostań krótko, mów wyraźnie i bądź profesjonalny.
