Roczne Walne Zgromadzenie (AGM) to spotkanie z członkami zarządu, akcjonariuszami, inwestorami i wyższym kierownictwem, mające na celu przegląd informacji fiskalnych oraz omówienie kluczowych decyzji i zmian wprowadzonych w ciągu poprzedniego roku. Protokoły z zebrania AGM stanowią zapis spotkania i zawierają szczegółowe informacje o wszelkich ważnych decyzjach podjętych na posiedzeniu oraz uwagi dotyczące wybranych funkcjonariuszy. Protokoły są zwykle dołączane do załącznika raportów omawianych lub przedstawianych podczas spotkania.
Wpisz nazwę organizacji, a następnie "Roczne protokoły z posiedzeń". Następnie wpisz pełną datę i godzinę rozpoczęcia spotkania oraz lokalizację spotkania. Lokalizacja musi zawierać nazwę sali konferencyjnej i miejsca, w którym odbywa się spotkanie.
Napisz preambułę. Użyj cyfry rzymskiej "I", a następnie terminu PREAMBLE, aby przedstawić uczestników. Lista wszystkich członków uczestniczących w spotkaniu, począwszy od prezydenta. Następnie podaj wiceprezydenta, skarbnika, sekretarza i członków kierownictwa. W tej sekcji można używać pełnych nazwisk lub pierwszych imion i nazwisk.
Lista obserwatorów i przeprosiny. Jeśli obecni są uczestnicy spotkania, którzy nie są urzędnikami lub członkami komitetu, mogą być wymienieni jako obserwatorzy lub przeprosiny. Jeśli nikt nie mieści się w żadnej z kategorii, należy wskazać "zero" dla każdej z nich.
Przedstaw protokół poprzedniego spotkania. Użyj rzymskiej cyfry "II", a następnie MINUTES OF PREVIOUS MEETING dla tej sekcji. Wskaż wszelkie wnioski, które zostały przeniesione, oddelegowane i przeniesione na obecne spotkanie.
Przedstaw raporty ze spotkania. Rozpocznij tę sekcję, używając rzymskiej cyfry "III", a następnie RAPORTY. Lista raportów pojedynczo jako elementy załącznika.
Zapisz proces wyborczy. Użyj cyfry rzymskiej "IV", aby wskazać wybory dla oficerów powracających, prezydenta, wiceprezydenta, sekretarza, skarbnika i innych wybranych urzędników. Do każdego kandydata należy dołączyć: osobę wyznaczoną; do kogo byli nominowani; który oddelegował nominację; oraz czy kandydat odmówił lub przyjął nominację. Wybrany urzędnik zostanie wtedy wskazany w protokole.
Nagraj wybory do władz publicznych. Jeśli wybierzesz publiczność, musisz podać imię i nazwisko nominowanego oraz osoby, które nominowały i oddelegowały oficera.
Wymień wszystkie wnioski przekazane lub przedstawione na spotkaniu. Wniosek jest głosowaniem za lub przeciw określonej polityce lub decyzji i może być przedstawiony w trakcie spotkania. Wymień jedną z tych dyskusji w protokole i wskaż, czy wniosek został odrzucony, czy odrzucony.
Rejestruj elementy "Inne firmy". Pod rzymskim oznaczeniem "V" wymieniaj i podsumuj wszelkie dyskusje lub wydarzenia, które miały miejsce na spotkaniu poza wyborami i wprowadzeniami. Wypunktowana lista lub od 2 do 3 zdań na temat każdego przedmiotu jest zwykle wystarczająca do przejrzenia na następnym spotkaniu.
Wymień informacje o aneksach i dane finansowe. W ostatniej części protokołu ZWZ należy wymienić załączniki wymienione wcześniej w protokole, a na końcu podsumować dane finansowe przekazane przez skarbnika.
Wskazówki
-
ZWZA odbywa się zazwyczaj co roku, aby poinformować członków o działaniach z poprzedniego roku, a także wybrać urzędników i urzędników publicznych na nadchodzący rok. Kopie protokołów ZWZ mogą zostać rozdane wszystkim uczestnikom krótko po spotkaniu. Sekretarz może potrzebować dostarczyć kopię protokołu ZWZ na następnym spotkaniu do przeglądu.
