Protokół stanowi szczegółowy zapis spotkania. Protokół rejestruje tematy rozmów, potrzebne działania i podejmowane decyzje. Protokół zapewnia oficjalny zapis spotkania, dokumentujący również, kto był na spotkaniu, a kto był nieobecny. Zwykle jedna osoba zostaje wybrana do przechowywania protokołów, zwykle sekretarz lub skarbnik. Jeśli masz możliwość zapisywania minut na spotkanie, musisz pamiętać o pewnych kwestiach, aby mieć pewność, że nagrywasz je profesjonalnie.
Przedmioty, które będą potrzebne
-
Pióro lub ołówek
-
Notatnik
-
Urządzenie rejestrujące
-
Komputer
Zanotuj czas, datę i miejsce spotkania w górnej części strony w notatniku.
Użyj urządzenia nagrywającego, które możesz później odtworzyć, aby pomóc Ci w sporządzeniu pełnych minut.
Wymień nazwiska uczestników. Zapisz również nazwiska osób, które miały być na spotkaniu, ale są nieobecne. Możesz zostać poproszony o wskazanie, którego nieobecność jest usprawiedliwiona. Jeśli tak, możesz wpisać "usprawiedliwiony" w nawiasie obok nazwiska osoby.
Śledź harmonogram spotkania. Główni uczestnicy zazwyczaj otrzymują porządek obrad przed spotkaniem i pomogą ci nagrać każdy omawiany temat w kolejności.
Zanotuj najważniejsze punkty dla każdego tematu w porządku obrad. Protokół powinien odnotowywać wszelkie podejmowane decyzje lub działania następcze niezbędne dla każdego punktu porządku obrad.
Dodaj słowo "Akcja" pod dowolnym punktem programu, który wymaga podjęcia działań przez członka zarządu lub uczestnika. Kiedy piszesz swoje notatki, zaznacz słowo "akcja" pogrubioną czcionką i kursywą, i umieść je w linii; to ułatwia znalezienie i pomaga śledzić, kto powinien co robić.
Napisz lub wpisz dowolny "Inny biznes", aby oznaczyć wszystkie tematy omówione powyżej w porządku obrad, i oznacz, kto był odpowiedzialny za podniesienie tych przedmiotów na spotkaniu.
Wskaż w protokole uzgodniony czas, datę i miejsce następnego spotkania.
Wyloguj się w minutach. Ostatni wiersz wpisanych minut powinien zawierać Twoje imię i nazwisko oraz tytuł, poprzedzone frazą taką jak "Minuty zapisane przez".
Wskazówki
-
Upewnij się, że twoje urządzenie nagrywające jest podłączone, w pełni naładowane lub ma dodatkowe baterie.
