Protokoły z posiedzeń personelu zawierają pisemny zapis podjętych decyzji, omawianych kwestii, podjętych głosów, przydzielonych zadań i innych kwestii dotyczących personelu. Ważne jest, aby uchwycić szczegóły spotkania, a także istotę dyskusji. Nie musisz rejestrować wszystkich słów wypowiedzianych podczas spotkania, ale powinieneś być w stanie podać uczestnikom dokładny zapis spotkania.
Przedmioty, które będą potrzebne
-
Narzędzia do robienia notatek
-
rejestrator
Przygotuj się na spotkanie, odwiedzając pokój, aby ocenić, gdzie powinieneś usiąść, aby uzyskać najlepszy punkt widokowy i znaleźć gniazdka elektryczne, jeśli ich potrzebujesz. Przejrzyj poprzednie minuty, aby sprawdzić, jak minuty były rejestrowane w przeszłości.
Uzyskaj kopię agendy, która pomoże Ci uporządkować minuty według tematów. Uzyskaj listę zaproszonych uczestników i zweryfikuj uczestników, prosząc ich o zalogowanie się przy wejściu na spotkanie.
Zanotuj datę i godzinę spotkania. Zapisuj każdy ruch, jaki został przedstawiony, słowo w słowo. Zapisuj podjęte głosy, ilu głosowało za, przeciw i wstrzymało się. Dołącz nazwę animatora i kto sekunduje na ruch.
Użyj punktorów, aby wyróżnić ważne tematy dyskusji, takie jak budżety, wybory lub planowanie wydarzeń firmowych. Zwróć uwagę na zalety i wady poruszone podczas dyskusji i kto złożył oświadczenie. Podsumuj każdy temat dyskusji wynikiem, który będzie wnioskiem i głosowaniem, zadaniem do zbadania tematu lub wyznaczonego działania.
Zapisz minuty w przejrzystym, łatwym do odczytania formacie, aby ułatwić ich obserwację. Znajdź aplikacje i narzędzia, które zostały już utworzone, by przyspieszyć tworzenie minut. Można je znaleźć na stronach internetowych, takich jak onenote.com, jeśli używasz systemu Windows. Zajrzyj na stronę evernote.com, gdzie znajdziesz narzędzia do pisania, uzgodnione na potrzeby notowania i narzędzia do dzielenia się minutami, a także dokumenty Google dotyczące szablonów minut spotkań i łatwe sposoby udostępniania minut.
Zapisz protokół tak szybko, jak to możliwe po spotkaniu, podczas gdy dyskusje są wciąż świeże w twoim umyśle, najlepiej w ciągu 24 godzin. Napisz w trzeciej osobie przez cały czas.
Wyślij szkic do kierownika lub przełożonego, który przewodniczył spotkaniu do sprawdzenia przed wysłaniem minut do pozostałych uczestników. Wprowadź poprawki i wyślij kopię wszystkim obecnym na spotkaniu. Załącz odpowiednie dokumenty, takie jak kopia budżetu, lista działań lub lista numerów kontaktowych.
Wskazówki
-
Utwórz szablon, aby uprościć proces robienia minut. Używaj go w kółko podczas wykonywania minut personelu.
Użyj urządzenia nagrywającego, jeśli martwisz się o dokładność. Powiedz uczestnikom, że są nagrywani przed włączeniem nagrywarki.
Ostrzeżenie
Nie daj się oszpecić, gdy stracisz kontrolę nad dyskusją lub nie rozumiesz, o co chodzi. Kiedy się zdezorientujesz, zatrzymaj postępowanie i poproś o wyjaśnienia, aby zapewnić dokładne raportowanie.
