W trakcie pracowitego dnia łatwo zgubić lub zapomnieć o ważnych szczegółach. Staranne prowadzenie dokumentacji jest konieczne - szczególnie podczas spotkań biznesowych. Protokół służy jako oficjalny zapis spotkania. Powinni opisać, kto był obecny podczas spotkania, co zostało omówione i co postanowiono. Jeśli zostaną starannie przygotowane, mogą być jedną z najskuteczniejszych metod informowania wszystkich na tej samej stronie o wcześniejszych, bieżących i przyszłych decyzjach biznesowych.
Przedmioty, które będą potrzebne
-
Program spotkania
-
Zwróć uwagę na przedmioty lub edytor tekstu
Zapisz datę, godzinę i miejsce spotkania.
Lista, w kolejności starszeństwa, wszyscy obecni.
Wskaż, czy kworum jest obecne, jeśli to konieczne. Nie każde spotkanie wymaga kworum lub minimalnej liczby uczestników, aby spotkanie było ważne. Jeśli jednak kworum jest wymagane i obecne, oznacza to, że decyzje biznesowe podejmowane podczas spotkania są ważne i wykonalne. Bez kworum firma nie może działać.
Opisz postępowanie w porządku chronologicznym. Zacznij od stwierdzenia, kiedy spotkanie zostało wezwane do złożenia zamówienia i przez kogo.
Zanotuj nazwisko każdej osoby, która rozpoczyna temat i zapisz najważniejsze szczegóły dotyczące dyskusji.
Zapisz nazwiska osób, które zgadzają się lub nie zgadzają z tym, co jest dyskutowane i zwięźle określają charakter porozumienia lub sporu.
Zakończ każdą sekcję spotkania podsumowaniem ostatecznej decyzji.
Kontynuuj powtarzanie kroków od 5 do 7 do momentu zakończenia spotkania.
Zapisz formalne podsumowanie spotkania na podstawie twoich notatek. Użyj firmowego papieru firmowego i wyślij końcową kopię do każdej osoby w obecności.
Wskazówki
-
Skorzystaj z agendy spotkania jako zarysu minut spotkania. Agendy zazwyczaj przedstawiają główne tematy spotkania. Używanie agendy jako konspektu pomaga uporządkować minuty.
Chociaż technologia może oferować pewne oszczędności czasu, Neal Hartman, starszy wykładowca komunikacji menedżerskiej w Sloan School of Management MIT, sugeruje w kolumnie na stronie internetowej Forbes, że zakazujesz technologii na spotkaniach, aby wszyscy byli skupieni. Jeśli zdecydujesz się na użycie technologii, która pomoże ci uchwycić minuty, rozważ wdrożenie nierozprojącego oprogramowania, które tymczasowo blokuje dostęp do poczty e-mail, Internetu lub innych programów poza prostym edytorem tekstu.
