Ważne spotkanie? Nadchodzący napęd krwi? Może być wiele powodów, aby wysłać przekonującą notatkę biznesową. Wszelkie rozprowadzane notatki muszą być dobrze napisane, ponieważ reprezentują Ciebie i Twój dział. I, oczywiście, chcesz przekonać ludzi do wzięcia udziału, zapisania się, udzielenia lub czegokolwiek, o co ich prosisz. Przestrzeganie kilku wskazówek podczas tworzenia przekonujących notatek może pomóc w uzyskaniu pożądanych rezultatów.
Zidentyfikuj swoich odbiorców
Zrozumieć czytelnika lub grupę docelową. Notatka do twojego zespołu może być odmienna w tonie od notatki do rady dyrektorów. Chociaż zawsze ma charakter profesjonalny, niektóre notatki muszą być bardziej formalne w mowie. Inne czynniki, takie jak wiek, płeć i poziom wykształcenia, mogą również odgrywać rolę w pisaniu przekonującej notatki.
Podaj swój motyw
To może zabrzmieć głupio, ponieważ myślisz oczywiście, że wiesz o czym będzie twoja notatka. Pisząc jasny motyw listu, skup się na tym, co dokładnie chcesz osiągnąć. Krótko mówiąc, pomaga ci dojść do sedna bez nadmiernych dodatkowych komentarzy. Podanie tematu jest po prostu dla odniesienia podczas pisania. Nie ogłaszasz swojego tematu czytelnikom. Na przykład tematem przewodnim może być "wsparcie napędu krwi w najbliższy wtorek".
Zarys Memo
Ooh, to jest to znienawidzone słowo od siódmej klasy przez "liceum", "zarys". Zrelaksować się. To jest po prostu nieformalny zarys tego, kim jest czytelnik, co chcesz zrobić i dlaczego powinien to zrobić. Nikt nie zobaczy tego poza Tobą; żaden gramatyk nie będzie wisiał na twoim ramieniu ani nie wziął do niego czerwonego długopisu, ponieważ nie zawsze miałeś punkt B, który pasowałby do punktu A. Ten kontur pomaga tylko uporządkować myśli. Twój konspekt może być po prostu punktorami w kolejności:
- Wspomóż krążenie krwi we wtorek.
- Napędy krwi ratują życie.
- Potrzebne są wszystkie rodzaje krwi.
- Umówić się.
Dodaj notatki do konspektu, w którym szczegóły mają sens:
- Popieraj napęd krwi we wtorek, 25 września, 8 rano - w południe
- Napędy krwi ratują życie.
- Potrzebne są wszystkie rodzaje krwi.
- Umów się na spotkanie, aby nie musieć czekać. Połączenie ____
Keep It Short and Focused
Rozpocznij pisanie, używając swojego konturu i notatek. Pamiętaj, że notatki są krótkie i skupione. Opisz zwięźle, ale szczegółowo, co chcesz, aby czytelnik zrobić, dlaczego, jak, kiedy. Wymień korzyści wynikające z podjęcia działania. Sprawienie, by ludzie zgadzali się z tym, co proponujesz i robisz, o co prosiłeś, jest ostatecznym celem przekonującej notatki. Ale aby przekonać ludzi, że to, co sugerujesz, jest dobrym pomysłem, musisz dać czytelnikom powody, dla których powinni się do nich zastosować. Powiedz ludziom, co zostanie zdobyte i daj im główne zalety robienia tego, o co prosisz.
Edytuj i przepisz
Sprawdź błędy gramatyczne i ortograficzne. Chociaż idea zawarta w memo jest ważna, małe rzeczy również się liczą. Notatka będzie bardziej przekonująca, jeśli jest dobrze napisana i wolna od błędów gramatycznych i typowania. Ludzie biznesu mają wysokie oczekiwania. Jeśli notatka jest przekonująca, ale zawiera zauważalne błędy, błędy te zmniejszą wpływ i skuteczność notatki. Po pierwszej wersji roboczej odłóż ją na bok i wróć do niej za kilka minut lub kilka godzin, w zależności od tego, ile masz czasu, zanim będziesz musiał ją wysłać. Odczytaj notatkę i wprowadź wszelkie zmiany, które według Ciebie poprawią.
Na przykład, jeśli uważasz, że może użyć więcej perswazji, zrób trochę badań dla istotnych faktów:
- Popieraj napęd krwi we wtorek, 25 września, od 8 rano do południa.
- Napędy krwi ratują życie. Tylko w zeszłym roku w lokalnym szpitalu użyto ____ kufli krwi z powodu nagłych wypadków i transfuzji. Wszystko dzięki krwiodawcom.
- Potrzebne są wszystkie rodzaje krwi.
- Zadzwoń ____, aby umówić się na spotkanie, aby nie musieć czekać.
Najpierw poproś o opinię
Zanim wyślesz notatkę, uzyskaj opinię od innych. Zapytaj kilka osób, których opinie chcesz przeczytać, zanim je wyślesz. Zapytaj, czy byliby przekonani do podjęcia działań, a jeśli nie, dlaczego. Wysłuchaj sugestii i spróbuj włączyć wszelkie przydatne pomysły do notatki. Przekonująca notatka zwykle wymaga kilku szkiców, zanim będzie wystarczająco dobra, by ją rozdać.
