Formularz W-2 jest niezbędnym dokumentem podatkowym dla pracowników. W-2s rejestruje wynagrodzenie pracownika i inne odszkodowania, odliczenia od podatku od wynagrodzeń i inne informacje o wstrzymaniu, które muszą być zgłaszane w deklaracjach podatkowych. Internal Revenue Service twierdzi, że pracownicy powinni otrzymać formularze W-2 nie później niż 31 stycznia, aby mieli wystarczająco dużo czasu na przygotowanie swoich deklaracji podatkowych.
Daty dystrybucji W-2
Ostateczny termin dla pracodawców do dystrybucji formularzy W-2 to 31 stycznia - chociaż IRS mówi również, że pracownicy powinni otrzymać je do tego dnia. IRS może być dobrym pracodawcą dla każdego spóźnionego W-2, z ilością zależną od tego, jak późno są dystrybuowane W-2, wielkości firmy i tego, czy naruszenie jest umyślne czy nieumyślne. Pracodawca może poprosić o przedłużenie, pisząc do IRS pismo wyjaśniające, dlaczego nie może rozprowadzać W-2 w wyznaczonym terminie. Wnioski o przedłużenie należy wysłać pocztą do Oddziału Informacji zwrotnych IRS w Kearneysville, Wirginia Zachodnia. Zaznacz list do wiadomości Koordynatora ds. Przedłużenia czasu. Wniosek o przedłużenie należy wysłać do 31 stycznia.
Elektroniczna dystrybucja W-2
Tradycyjnie formularze W-2 są wysyłane pocztą. Pracodawcy mogą również przesłać je drogą elektroniczną, pod warunkiem, że pracownik wyrazi zgodę i otrzyma W-2 przed końcem stycznia. Pracownicy muszą zostać poinformowani o wymaganiach sprzętowych i programowych dotyczących odbierania formularzy W-2 drogą elektroniczną. Ponadto pracodawcy muszą informować pracowników o sposobie odwoływania zgody, jeśli wyrażą taką wolę. Pracownicy, którzy nie zdecydują się na elektroniczny W-2, otrzymują formularze papierowe.
