Pracodawca jest odpowiedzialny za prowadzenie i prowadzenie ewidencji pracowniczych pracowników przez określone okresy. Rodzaj rekordu personalnego, który jest przechowywany w pliku, określa czas, w którym należy go przechowywać. Wszystkie zapisy dotyczące personelu muszą być przechowywane w bezpiecznym, ale łatwo dostępnym miejscu.
Rok
Istnieją zapisy dotyczące personelu, które należy przechowywać przez co najmniej rok po opuszczeniu firmy przez pracownika. Obejmują one wszystkie zapisy dotyczące działań związanych z zatrudnieniem, takie jak awanse, przeniesienia i wypowiedzenia, a także wszelkie testy poprzedzające podjęcie zatrudnienia, zapisy reklamacyjne i czynności prawne.
Dwa lub trzy lata
Wszelkie zapisy dotyczące wynagrodzenia, takie jak zarobki, karty czasu, harmonogramy i stawki wynagrodzenia, powinny być przechowywane przez dwa lata po zakończeniu pracy pracownika. Faktyczne zapisy płac powinny być przechowywane przez trzy lata po zwolnieniu pracownika. Wszystkie dokumenty związane z ustawą o urlopie rodzinnym i lekarskim muszą być przechowywane także przez trzy lata.
Pięć lat
Według Urzędu ds. Bezpieczeństwa i Higieny Pracy wszelkie informacje, w tym podsumowanie szczegółów odnoszących się do wypadków przy pracy lub choroby powinny być przechowywane przez pięć lat. Jednak wszelkie egzaminy medyczne wymagane przez prawo z powodu urazu zawodowego lub choroby powinny być przechowywane przez 30 lat.
