Ponieważ federalne i stanowe regulacje dotyczące wynagrodzeń nie odnoszą się bezpośrednio do wysyłania okresowych czeków płacowych, wszelkie dyskusje na ten temat muszą obejmować koncepcje "przychodu wewnętrznego" w urzędzie skarbowym i "istotne ograniczenia". IRS używa tego pierwszego jako sposobu na ustalić dla celów podatkowych, gdy ktoś otrzymuje dochód, a drugi, aby sprawdzić, czy ta osoba miała kontrolę nad funduszami.
Konstruktywny paragon
Dochód jest konstruktywnie odbierany, IRS stwierdza, "kiedy zostanie zaksięgowany na Twoim koncie lub rozłożony w dowolny sposób, który ci go udostępni." Nie oznacza to, że czek wysyłany pocztą musi być w posiadaniu pracownika. Jeśli to konieczne, pracodawca musi być przygotowany, aby udowodnić, że przesłał czek pocztą w sposób zgodny z wytycznymi dotyczącymi wzoru. Jeśli pracodawca nie ma dowodu, że czek został wysłany w zaplanowanym terminie, IRS ostrzega, że istnieje poczucie niezgodności. Ta percepcja opiera się na poważnym ograniczeniu lub ograniczeniu przez pracownika jego zarobków.
Istotne ograniczenie
Jeśli firma definiuje swoje pensje jako drugi i czwarty czwartek każdego miesiąca, wówczas kontrola pracownika funduszy powinna być w tym czasie na miejscu. Pracownicy, którzy otrzymają płatność bezpośrednią, nie będą mieli istotnego ograniczenia zarobków, jeśli środki będą dostępne w drugim i czwartym czwartku. Jeżeli środki są inicjowane w sposób, który sprawia, że fundusze są dostępne po drugim i czwartym czwartku, to jednak istnieje znaczne ograniczenie kontroli, a pracownik nie otrzymał wynagrodzenia w odpowiednim czasie.
Niezgodność
Ustawy płacowe i godzinowe określają terminy płatności. Gdy pracownik wnosi roszczenie dotyczące niedostarczonej listy płac, państwo zweryfikuje zgodność z wytycznymi dotyczącymi konstruktywnego paragonu i stawek na godzinę. Podobnie jak w przypadku przykładu przelewu bezpośredniego powyżej, jeśli czek wysyłany jest po wypłacie, pracownik ma znaczne ograniczenie w zakresie kontroli nad funduszami. Opóźnienie wysłania czeku wyzwala niezgodność.
Końcowe czeki
Departament Pracy nie określił wymagań dotyczących korespondencji w zakresie ostatecznych kontroli wynagrodzeń; jednak twoje państwo może mieć określone wytyczne, którymi należy się zająć. W "Podręczniku prawnym pracodawcy" Fred Steingold pisze, że jeśli pracodawca nie wystawi ostatecznej wypłaty na czas, może być zobowiązany do zapłaty odszkodowania na pracownika, jak również kary nałożonej na państwo.
Jeśli wydajesz ostateczne kontrole pracownikom w wielu stanach, upewnij się, że odwołujesz się do ostatecznych przepisów dotyczących czeków dla każdego stanu. Zwróć szczególną uwagę na to, kiedy ostateczna kontrola musi zostać dostarczona, sposób, w jaki ma być dostarczona i czy wymagane jest pisemne potwierdzenie jakiegoś rodzaju, aby wysłać pocztą ostateczną kontrolę.
streszczenie
Przepisy dotyczące płac nie określają dokładnie przepisów dotyczących wysyłania czeków na listy płac. Nie oznacza to, że pracodawca może wykazać się brakiem ostrożności w wysyłaniu czeków na listy płac w odpowiednim czasie lub w powiązanej dokumentacji. Podczas wysyłania czeków na listy płac ważne jest przestrzeganie podanego harmonogramu. Takie postępowanie zapobiegnie ryzyku niezgodności.
