Rachunki rozliczania płac są korzystnym sposobem na zarządzanie procesem płacowym przez firmy. Duże firmy mogą zautomatyzować proces sprawdzania listy płac za pomocą PCA i bezpośredniego depozytu, co pozwala zaoszczędzić czas na odprawie z konta bankowego. PCA chronią także integralność głównego rachunku bankowego przedsiębiorstwa.
Definicja
Rachunek rozliczeniowy płac to rachunek bankowy zerokwotowy używany przez firmy do rozliczania listy płac dla pracowników. PCA jest popularna wśród dużych firm, które mają kilka tysięcy czeków na pracownika zrealizowanych w każdym okresie rozliczeniowym. PCA utrzymuje oddzielne środki pieniężne od zwykłego konta bankowego firmy i pomaga chronić firmę przed uszkodzeniem jej codziennego rachunku operacyjnego przez osoby postronne. Pomaga to również zachować spójność z systemem bezpośrednich wpłat, który jest standardem w większości firm.
Proces płac
Po zatwierdzeniu kwot na papierze, przelew z głównego rachunku bankowego przedsiębiorstwa na jego PCA. Ta transakcja zwykle ma miejsce od kilku dni do tygodnia przed nadchodzącym terminem płatności. Jeśli firma korzysta z bezpośredniego depozytu, przelewy będą dokonywane z PCA na konta bankowe pracowników w określonym czasie w dniu wypłaty. Jeśli firma przeprowadzi kontrole papieru, rozliczą się one z saldem PCA, aż osiągną zero, a wszystkie czeki zostaną zrealizowane.
Przegląd konta
Najczęściej proces płacowy PCA działa w jednolitej kolejności w celu rozliczenia listy płac. Wszelkie wyjątki doprowadzą do przeglądu konta PCA i zaległych czeków płacowych. Pracodawcy z bezpośrednim depozytem otrzymają od swojego banku raport o wyjątkach, który nie został zdeponowany w wyniku błędu. W przypadku czeków papierowych nieco trudniej jest pracodawcom dowiedzieć się, którzy pracownicy nie zrealizowali czeków. Drukowanie wyciągu bankowego online i uzgadnianie konta to najlepsza opcja dla tego scenariusza.
Zalety
Czyszczenie listy płac w PCA może przynieść firmom silne korzyści. Najważniejsze, że zapobiega niechcianemu dostępowi do głównego konta bankowego firmy. Jeśli naruszona zostanie umowa PCA, można ją zamknąć, a inną skonfigurować za pomocą innego numeru konta. Kolejną dobrą zaletą jest to, że pomaga w procesie bezpośredniego wpłaty dla dużych firm. Wyciągi bankowe i raporty można generować z PCA bez wielu niepotrzebnych transakcji z codziennych operacji.
Niedogodności
Rozliczanie listy płac w PCA może być nieodpowiednie dla małych i średnich firm, które mają mniej pracowników. Jeśli firma wystawia listy płac za pomocą testów na żywo, śledzenie pozostałego salda w PCA może być czasochłonne. Niektóre firmy utrzymują saldo płac w PCA tylko przez kilka dni; pracownicy próbujący dokonać odprawy czeku po tej dacie nie będą w stanie tego zrobić. Stwarza to więcej pracy dla działu księgowości poprzez ponowne wystawianie czeków na poprzednie okresy płacowe.
